我国《劳动合同法》第四条第一款明确规定：用人单位应当依法制定和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。从这一条款的内容分析，用人单位有制定和完善劳动规章制度的权力和义务；从企业有效管理的角度分析，完善的劳动规章制度更有利于构建和谐的劳动关系及提高企业的管理水平。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条，依法制定的劳动规章制度可以作为企业用工管理的依据，也可以作为法院审理劳动争议案件的依据，劳动规章制度实际上是企业内部的法律依据。但是，用人单位并非可以随意制定规章制度，也并非制定的任何规章制度都具有法律效力，只有依法制定的规章制度才具有法律效力。本文就如何保证规章制度的合法性，作一个简单的介绍。根据我国《劳动合同法》第四条、《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条及其他规范性文件，合法的规章制度应当具备以下三个要件：

一、内容合法。劳动规章制度的内容，不仅应该符合国家法律、行政法规及政策规定，还应该合理公平、符合社会道德，否则将会被视为内容不合法。用人单位在制定规章制度时，必须注意不能低于法律对于劳动者保护的最低标准，尤其要重视劳动基准法对劳动者保护的一些强制性规定、避免出现抵触的情形。

二、民主程序。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度时。应该经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

三、公示程序。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度公示或者告知劳动者。法律要求用人单位公示规章制度，其目的在于让劳动者知悉对其有约束力的规章制度。公示是用人单位的单方行为，无须征得员工的同意。公示的方法多种多样，目前较为常见的办法包括：

1、直接将规章制度作为劳动合同的附件，设置专门条款，让员工在劳动合同上签字确认；

2、将规章制度以手册形式发给员工，让员工在签收单上签收；

3、将规章制度放置网上，通过计算机技术记录员工的浏览记录；

4、在企业公共区域将规章制度内容全文公告，并且将规章制度的公示现场以拍照、录像的形式记录备案；

5、将规章制度发送到员工的电子邮箱，保存发信记录；

6、将规章制度作为员工的考核项目，并记录员工的考核结果；

7、组织员工学习规章制度，并保存学习记录。不管采用何种公示方法，用人单位都应该确信该种方式能够让员工知悉所公示的规章制度，同时，用人单位也应该注意保存公示的证据。

用人单位在制定和完善劳动规章制度的时候，应该注意收集和保留履行民主程序和公示程序的证据，以免在仲裁和诉讼时候出现举证不能的后果；劳动者在参与仲裁和诉讼的时候，也应该对用人单位的规章制度是否附带经过民主程序和公示程序的相关证据进行审查，以维护自身的合法权益。

作者：邓世运