合同、成效报告、交易须知及房产证原件、查档单等资料应于签订合同当日由分行经理或秘书送至法律部审核，审核通过的，分送财务部和客服部作为办文。

一、领取制度

分行秘书向行政事务部领取，登记领用日期、领用部门、领用名称、领用份数、领用编号、代表签名。

二、领用制度

1、业务人员向自己所在分行的秘书领取《看楼书》、《业务委托书》、《独家代理委托书》、《收钥匙条》，并登记领用日期、领用名称、领用份数(每种限领5份)、领用编号，使用后将公司存档一联交由行政部文员统一保管，并登记使用份数，如有作废须交回行政文员登记作废份数。

2、业务人员须经自己所在分行的经理同意，方可向秘书领取《购售房委托合同》、《房屋租赁给约》、房屋转让合约》(每次限领一份)。签署完毕后交由经理审核签名确认，方可生效。经理联留存，以备跟进，公司联、财务联由秘书送至总部。

3、遗失处罚：

(1)委托书、看楼书遗失者，每份扣款50元，该款项转入分行活动基金帐户，并附解释信一封。

(2)《购售房委托合同》、《房屋租赁合约》、《房屋转让合约》等文件资料遗失的，责任人应在遗失之日起三日内在《深圳特区报上》刊登遗失声明，并接受罚款1000元，给公司造成损失者，公司有权对责任人进行追偿。

三、报送及备案制度

1、合同、成效报告、交易须知及房产证原件、查档单等资料应于签订合同当日由分行经理或秘书送至法律部审核，审核通过的，分送财务部和客服部作为办文及核算之用。

2、财务部以合同和有效成交报告与客户结算费用和款项。其他情况说明不具有结算效力。

3、区域经理签成交报告时要核对电脑记录，确认是否为转介。

4、

(1)所有的退定及退首期房款申请必须经区经签字审批方可办理;

(2)买方或卖方违约情况下，退款金额达到5仟元(含5仟)以上必须由法律部提供相关的法律建议后方可办理;

(3)退款金额达到8万元(含8万)以上必须由交易中心总监签字审批后方可办理。

四、合同禁用语言说明

(一)注意事项:

切记核实卖方为房屋直接权属人,切记核实房屋所有产权人均已知情并同意出售该房屋产权。

(二)合同填写"七不可七必须"

七不可:

1、不可出现合同更名;

2、不可出现超出收费标准的费用(如:客户无营业税、无个税,中介店依旧收取客户营业税和个税或收取客户看房费);

3、不可出现对客户承诺过户费用;

4、不可出现对客户承诺房屋的房龄;

5、不可出现对客户承诺按揭贷款的金额;

6、不可出现对客户承诺办证时间;

7、不可出现卖方无房屋权属证明即签署三方合约;

七必须:

1、必须填写水表、电表、天然气表、防盗门、有限电视基础设施(没有以上设施的除外);

2、必须填写卖方留置物品及相关详细信息(空调:挂机一部,柜机二部,洗衣机);

3、必须填写"因自行交接所产生的风险,丙方不承担任何责任。"(对于客户自行交接钱款的)

4、必须填写营业税、个税谁承担;

5、必须填写的过户时间约定(一次性)"3个工作日",(按揭)"乙方银行面签通过3个工作日";

6、必须填写的附加条款:甲乙双方按要求准备资料的同时也应无条件积极配合丙方办理该房产的过户、贷款、钱款,物业水电交接事项;因甲乙双方问题影响丙方办理,丙方不承担任何责任。

7、必须填写"内容必须一致,若不一致的,以丙方留存为准。"