1、依据条约来确定

确定进口商品的索赔期、质保期时，应与我国法律、缔结或者参加的国际条约的规定相一致。遵守本国法律、信守本国缔结或参加的国际条约，是各国外贸工作的一项原则。因此，凡是我国法律、法规、缔结或参加的国际条约中有关两个期限的规定，都应作为我们对外签约的依据。

2、详细记录商品信息

在进口检验实践中，商检部门应首先在索赔期内做好现场勘察，对商品的规格、数量、重量、包装进行详细记录，防止合同双方内外勾结，骗取商检证书，逃避关税。

一、注意事项

索赔期和质保期是对外贸易中的两个重要的法律问题。索赔期是指买方对卖方未按合同约定提供商品时，向卖方提出索赔的有效期限；质保期是指卖方对其所售商品在开箱检验时不易被发现的内在缺陷，或者经安装使用后才能发现的质量问题承担法律责任的期限。这两个期限确定得正确与否，直接关系到合同双方的经济利益。但是要确定一个公平合理的为贸易双方所接受的索赔期、质保期，又是比较困难的。

目前，世界发达国家与发展中国家在确定索赔期、质保期的期限问题上存在很大分歧，发达国家利用其经济技术的优势，极力要缩短这两个期限；而发展中国家则由于条件所限，极力争取延长这两个期限。发达国家缩短这两个期限的办法，一是直接缩短，二是通过改变两个期限的起始时间来缩短。过去，由于我们外贸经验不足，在进口商品时，有些做法迎合了发达国家的需要。比如，在签订合同时，将索赔期一律规定为3个月或90天，将质保期规定为一年，并且从货到目的港之日起计算。这种做法对我们极为不利，其原因是：

(一)在外贸交往中，由于种种原因，货物被压港的情况是时有发生的，而买方对此又无能为力。按上面的做法，在买方没有接到货物之前，索赔期和保质期就开始了，显然不利于保护我方利益；

(二)由于港口条件所限，有些商品需要到其他地方进行检验，按上述规定，在商品没有检验、买方尚不知商品优劣的情况下就开始计算索赔期、质保期，显然对我方也是不利的；

(三)我们的外贸公司多为代理商，货到目的港后，还需转为铁路或公路运输方能到达用货单位。如果从货到目的港之日起开始计算索赔期、质保期，就缩短了用户的索赔期限；

(四)由于有些商品的内在质量问题，需要在安装使用后才能发现，如果从货到目的港开始计算索赔期、质保期，就把安装使用前的一段时间也计算在内了，这显然是不合适的；

(五)索赔期、质量保证期是两个不同的概念，二者虽有联系，但它们在外贸中的作用、实际执行的时间却是不同的，如果把两个期限的开始时间规定为同一天，是脱离实际的。

从上面的分析可以看出，我们过去采取的那种千篇一律的做法，实际上缩短了我们对外索赔的期限，这种自我限制的做法，只能对外商有利。这一点已被过去的无数事实所证明。因此，对过去不合情理的做法实在是有纠正的必要。

这里还需要指出的是，1989年10月我国国家工商行政管理局在总结外贸经验时，制定出中外货物买卖合同统一文本，这个文本对合同中的商检条款作了较大修改，对索赔期、质保期的规定也较前灵活，这些无疑都是有益的，但有些问题尚值得商榷，如合同中索赔期、质保期的开始时间仍从货到目的港之日起计算就不太科学。有的同志解释说，这两个期限并没有确定，我们可以灵活掌握，适当延长。这种解释虽然有一定道理，但对一些特殊情况却很难处理。众所周知，对于贸易是在异国间进行的，受国际形势、运输条件和自然环境的影响较大，合同履行期较长，因此在订立合同时，很难预料和把握交货时的种种情况。如果货到目的港后，发生了意想不到的而又不属于不可抗力的事件，买方因此不能按合同约定的时间办理，那么缩短乃至超过索赔期、质保期的法律后果就只好由买方自负了。