格式条款的定义是当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商的条款。根据《中华人民共和国民法典》规定，提供格式条款的一方应当按照公平原则确定当事人之间的权利义务，并以合理的方式要求对方注意免除或限制其责任的条款，并根据对方的要求说明条款。格式条款是当事人为重复使用而提前制定的条款，在签订合同时未与对方协商。

格式条款的作用

第一，格式条款是由一方预先拟定的。格式条款是由一方于订立合同前拟定的，而不是在双方反复协商基础上形成的。拟定格式条款的一方一般是固定提供某种商品或服务的单位，也有的是由政府的有关部门为固定提供某种服务或商品的单位制定，而由这些单位使用的，例如运输合同中的价格等条款。由于格式条款是一方事先拟定的，因此，无论是何方先提出订立合同的建议，提供格式条款的一方总是处于要约人的地位。

第二，格式条款是为重复使用而拟定的。格式条款是为重复使用而不是为一次性使用而制定的。由于固定提供某种商品或服务的当事人无论向何人提供该种商品或服务将遵行同样的条件，因此，该当事人将该条件标准化，而拟定出格式条款。格式条款的重复使用性一方面决定了提供格式条款的一方作为要约人总是特定的，而受要约人是不特定的一定范围即需要该种商品或服务范围内的人；另一方面决定了使用格式条款有减少谈判时间和费用从而节省交易成本的优点。

第三，格式条款是当事人在订立合同时不必协商的，具有不变性、附合性。在订立合同过程中，提供格式条款一方并不与相对方就格式条款的内容进行协商，也就是说，格式条款的内容是不能改变的，相对方只能或是同意格式条款的内容与对方订立合同，或是拒绝接受格式条款的内容而不与提供方订立合同，而不可能与对方协商修改格式条款的内容。

也正是在这一意义上，格式条款又称为标准条款、附合条款。订立合同时当事人是否可以协商，这是格式条款与其他条款的一个根本性区别。在实务中当事人利用事先拟定好的合同条款订立合同的情形较多，但事先拟定的合同条款未必均为格式条款。例如，利用示范合同订立合同就比较常见。

《中华人民共和国民法典》第四百九十六条格式条款是当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商的条款。

采用格式条款订立合同的，提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务，并采取合理的方式提示对方注意免除或者减轻其责任等与对方有重大利害关系的条款，按照对方的要求，对该条款予以说明。提供格式条款的一方未履行提示或者说明义务，致使对方没有注意或者理解与其有重大利害关系的条款的，对方可以主张该条款不成为合同的内容。