发生劳动争议，用人单位应当对以下几种情形承担举证责任：（1）因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议；（2）工资支付凭证或记录（职工工资发放花名册）缴纳各项社会保险费的记录、劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”“报名表”等招用记录和考勤记录等有关凭证由用人单位负举证责任；（3）劳动者无法提供的由用人单位单位掌握管理的与仲裁请求有关的其他证据。

劳动争议中用人单位举证责任

举证责任，又称证明责任，是指当事人对自己提出的主张，有提供证据并加以证明的责任。如果当事人未能尽到上述责任，则有可能承担对其不利的法律后果。举证责任的基本含义包括以下三层：第一，当事人对自己提出的主张应当提出证据；第二，当事人对自己提供的证据应当予以证明，以表明自己所提供的证据能证明其主张；第三，若当事人对自己的主张不能提供证据或提供证据后不能证明自己的主张，将可能导致对自己不利的法律后果。

即将于2008年5月1日起施行的《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》（以下简称《调解仲裁法》）在第6条中规定：发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。第39条中又规定：当事人提供的证据经查证属实的，仲裁庭应当将其作为认定事实的根据。劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据，仲裁庭可以要求用人单位在指定期限内提供。用人单位在指定期限内不提供的，应当承担不利后果。上述两条规定，加重了用人单位的举证责任。因此，用人单位必须认识到证据的重要性，从而注意日常管理中证据的收集、保管，对进一步防范劳动争议构建和谐的劳动关系有着极其重要的意义。

一、用人单位的举证责任从倒置向专属转化

我国没有专门的劳动法庭，因此一旦发生劳动争议诉至法院，依然按照《中华人民共和国民事诉讼法》（以下简称《民诉法》）规定的程序进行审理，并且我国民事审判中的一般证据规则是谁主张谁举证，而所谓举证责任倒置是作为谁主张谁举证原则的一种例外，是指提出主张的原告对自己所提出的主张不负举证责任，法定由被告负举证责任；而举证责任专属是指无论是哪一方提出主张，法定都由特定一方负举证责任。

在《调解仲裁法》施行之前，关于劳动争议中举证责任分配的具体原则除了依据《民事诉讼法》中的有关规定外，主要是依据最高人民法院的司法解释，即法释（2001）14号《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》中第13条规定：因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，由用人单位负举证责任。对于上述规定，一般学者认为属于举证责任倒置，是对我国民事诉讼证据规则谁主张，谁举证的必要补充，也是充分考虑到在劳动争议中，劳动者处于相对弱势的实际情况而作出的合理规定。

然而《调解仲裁法》的第6条规定与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果使得用人单位的举证责任专属化，即在劳动争议的任何事项中，只要是属于用人单位掌握管理的证据，都应当由用人单位提供，不然用人单位不提供的，应当承担不利后果。上述规定对于用人单位而言存在极大的管理风险。例如，某单位职工旷工5天，依据单位的规章制度属于严重违纪，应当解除劳动合同，但职工谎称已向单位领导请了病假，且病假单已经交给用人单位。这种情形下，如果用人单位无法证明劳动者没有请过病假的话，要承担不利后果，也就是承担违法解除劳动合同的后果。于是，用人单位必须要求劳动者拿出病例卡或者就医证明，并到相关医院取证。可见，用人单位的管理成本提高了，风险也增大了。

二、用人单位证据收集的种类和内容

我国现行法律法规和即将实施的《调解仲裁法》都明确了我国劳动争议的解决模式是一调一裁二审，实际上《调解仲裁法》可以说是解决劳动争议的前半段程序的法律，即仅仅是规定了调解和仲裁程序，劳动争议的后半段诉讼程序，必须依据《民诉法》。《民诉法》第六十三条规定，民事证据共有七类，即书证、物证、视听资料、证人证言、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录。而其中最为主要的是书证，也就是以书面形式记载的思想内容来证明案件事实的材料，这也是基于《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）第十条所规定的建立劳动关系，应当订立书面劳动合同的具体运用和体现。

用人单位在日常管理中必须时刻留意证据的收集和保管。根据笔者的经验，大量的劳动争议的证据主要就是书证，因此用人单位必须时刻保持存有书证的习惯。

归纳起来，用人单位提供的书证主要有以下几类：

（一）岗位情况告知书。《劳动合同法》第八条规定用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况，因此如果用人单位在招用劳动者时没有向劳动者履行告知义务，或者履行了告知义务但无法举证的话，有可能要承担相应的不利责任。

（二）劳动合同。劳动合同应当认真对照《劳动合同法》第十七条规定的劳动合同的九大必备条款，包括用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。用人单位必须注意严格按照上述法律条款要求认真签订劳动合同，注意合同内容不要出现空缺，尤其是劳动合同期限和劳动报酬部分的内容一定要完整。还要特别注意劳动合同至少一式三份，每页都要劳动者本人亲自签名，用人单位则要加盖骑缝章。除了劳动者和人力资源部门各持一份外，有条件的话，还应当由档案室保管一份，做到万无一失。同时，用人单位一定要让劳动者填写一份《劳动合同签收单》，以此证明劳动者已经收到了劳动合同文本。劳动合同如果续订，一定要做好终止日期记录，以免出现合同期满未续订而形成的事实劳动关系。续订合同的相关手续也按照上述程序办理。

（三）规章制度和员工手册。《劳动合同法》第四条规定了用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。据此，用人单位在制订有关规章制度时必须注意保存民主程序通过的文件和决议书原件；此外，《劳动合同法》第四条还规定用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。因此，用人单位还必须履行规章制度对劳动者的事先告知义务，并能够证明劳动者已经被告知。

（四）工会或企业劳动争议调解委员会等参与调解的一些调解书等。

（五）其他能够证明的相关法律文件。包括《职工花名册》、《试用期解除劳动合同的通知书》、《培训服务期协议》、《保守商业秘密协议》、《竞业禁止协议书》、《变更劳动合同协议书》、劳动者的《辞职书》、《劳动合同协商解除协议书》、《劳动合同解除通知书》、《劳动者退工证明签收单》、每月的《工资签收单》、《考勤记录》、《加班工资签收单》、与其他劳务派遣单位的《劳务派遣协议书》、《经济补偿金签收单》、《劳动者过错责任认定书》等等。

除此之外，书证还包括单据、票据、设计图纸、绘图、领物条、借据、奖状、任命书等。在实践中，当事人和仲裁委员会、法院都高度重视书证优先的一般原则，所以谁掌握了有效的书证，谁就有可能掌握了主动权。

用人单位在注意收集证据的同时，要特别注意将所有的书证都标明时间，因为在劳动争议过程中，时效问题很关键，也是用人单位今后需要举证的重要内容之一。

三、用人单位其他证据及其有效性分析

在劳动争议仲裁或者诉讼过程中，用人单位可以提供的证据还包括：（一）物证，诸如工作衣、钥匙、工具、设备、劳动者的劳动成果、劳防用品、交通工具等。上述证据的提供要受到仲裁委员会和法院的真实性审查。（二）视听资料，包括录影录像带、胶卷、电话录音、电脑存储数据等等。上述证据的提供也要受到仲裁委员会和法院的真实性审查。（三）证人证言，一般情形下，证人必须出庭，否则非法定的证人可以不出庭的情形外，一般证人的证言将不予采信；证人的身份也决定了其证言是否为仲裁委员会和法院采信，如用人单位让生产部经理举证劳动者严重违纪被解除劳动合同，由于证人与用人单位之间存在利益关系，因此该证人的证言一般不予采信。（四）当事人陈述，用人单位本身的陈述除非劳动者明确表示认可的、众所周知的事实、自然规律、根据经验可以推断成立的、仲裁或法院已经裁定或者判决的、公证文书等可以为仲裁庭或者法院采信；用人单位做出的对其自身不利的陈述予以采信。（五）鉴定结论，如工伤等级鉴定、医学鉴定、技术鉴定、文字鉴定等，一般也是有效的证据。（六）勘验笔录，即由仲裁委员会或者法院需要对于劳动争议案件的现场或物品进行勘察、检查、并将勘察、检查结果做成勘验笔录，是非常重要的证据之一。

四、结论

随着《劳动合同法》和《调解仲裁法》的施行，可以预见劳动者维权意识将进一步加强，对于用人单位而言，严格按照法律的规定进行人力资源管理将是极其重要的，否则将会引致劳动争议的发生，甚至给用人单位带来一定的负面影响。因此，用人单位必须引起高度重视，在日常管理中，除了严格遵纪守法之外，还应当加强证据收集意识，尽一切可能将有关的书面证据完善，尽量做到白纸黑字书面化，从而做到有据可查，这是用人单位自我防范的需要，也是使得人力资源管理工作进一步推向科学化规范化的需要，从根本上来说，也是保护劳动者合法权益构建和谐劳动关系的需要。

《劳动争议调解仲裁法》第三十九条，当事人提供的证据经查证属实的，仲裁庭应当将其作为认定事实的根据。

劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据，仲裁庭可以要求用人单位在指定期限内提供。用人单位在指定期限内不提供的，应当承担不利后

果。