在档案存入、转出之际，都会由存档机构进行认真审核，在档案存入时，如果缺失了某些材料，存档机构需要判定所缺材料的类别，进行不同的处理，对于缺少涉及就业、档案接转等重要材料的，会出具“退档告知书”，并明确告知申请人在有效期内尽快补办材料。如果缺失的是一般档案材料，会出具“接收档案缺少材料清单”，经本人确认签字后办理档案接收存放手续，缺少材料补齐后再归入档案。确保档案的完整性，其中重要材料缺一不可。补办材料，原单位存在的，由原单位协助当事人补充档案缺失材料；原单位不存在了，可以由上级主管单位出具相关证明，也可以到当地材料馆查找补办；如以上单位和上级主管都不存在，可以到当地材料馆查找补办，档案馆也查找不到的，当事人对情况进行书面说明，在“接收档案缺少材料清单”上签字确认办理存档。涉及学历、学籍、学位、等相关材料，可以联系学校进行咨询补办，一般学校都会帮助补办材料，稍微会麻烦一些，还可以选择联系专业的人才机构帮助办理。

离职证明会放在档案里吗

理论上来说，档案里面应该有解除劳动合同证明书、当初的劳动合同、职工登记表的。只要是稍微专业点的HR都不会犯错，这些都是档案里最基本的。所以离职证明会放在档案里。

法律规定：

中华人民共和国劳动合同法第五十条

用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。

劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。

用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。

离职证明范本（一）

离职证明

某某先生／女士／小姐自2008年01月01日入职我公司担任人力人事专员职务，至20xx年06月31日因个人原因申请离职，在此间无不良表现，经公司研究决定，同意其离职，已办理离职手续。

因未签订相关保密协议，遵从择业自由。

特此证明

公司名称（加盖公章）

＿＿＿＿年＿＿月＿＿日

离职证明范本（二）

离职证明

XXX同志于X年X月X日至X年X月X日任职于XXX公司，于X年X月X日正式与我公司解除劳动关系，特此证明。

XXX公司（或人力资源部人事处）盖章

X年X月X日

离职证明范本（三）

离职证明

＿＿＿＿＿＿＿先生／女士／小姐，自＿＿＿＿年＿＿月＿＿日至＿＿＿＿年＿＿月＿＿日在我公司担任＿＿＿＿＿＿＿＿（部门）的＿＿＿＿＿＿＿职务，由于＿＿＿个人＿＿＿＿＿＿原因提出辞职，现已与公司解除劳动关系。特此证明！

公司名称（加盖公章）

20xx年xx月xx日

《中华人民共和国档案法》第二十二条非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的，档案所有者应当妥善保管。对保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的，省级以上档案主管部门可以给予帮助，或者经协商采取指定档案馆代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以依法收购或者征购。前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者转让。严禁出卖、赠送给外国人或者外国组织。向国家捐献重要、珍贵档案的，国家档案馆应当按照国家有关规定给予奖励。