一、会计账簿的启用

会计账簿是重要的经济档案，登记账簿应由专人负责为了保证账簿记录的合法性和账簿资料的真实性，明确记账责任，防止账簿资料的丢失和其他舞弊行为的发生，单位旨先要加强对账簿启用环节的管理。在每次启用新的账簿时，应遵守以下规定：

1.填写"账簿启用表"，写明单位名称、账簿名称、账簿页次、启用日期、会计主管人员签章等。

2.填写账簿扉页上的"经管人员一览表"(活页账和卡片账-般在装订成册后填列)，填明记账人员姓名、职务、接管日期、移交日期等有关事项，并签名盖章，以示负责。

3.订本账在启用时应写明页数和编号;活页账启用时，应编制账户目录，并注明每个账户的编号、名称和分页号。为了便于查阅，也可在每一个账户所在位置的第一页，贴上写明账户名称的口条纸卡。

新年度开始使用新账簿时，除按规定办理启用手续外，还应把上年度各账户的"年末余额"转记到新账簿中该账户第一页的第一行，并在摘要栏中注明"年初余额"字样。

二、登记会计账簿的规则和要求

账簿启用后，就可以用来记账了。账簿是企业的基本财务信息资料库，又是编制会计报告的主要依据，因此账簿的登记必须做到内容完整、科目正确、摘要简明清楚、数据明确真实、字迹工整易认，并且不错记、不重记、不漏记。账簿的连记必须严格遵守以下规则：

1.为了使账簿记录保持清洁和防止篡改，记账时不得使用铅笔和圆珠笔(复写账页除外)，必须使用蓝色或黑色墨水书写。红色墨水只用于划线、改错和冲账以及表示余额为负时使用。

2.账簿必须按照规定的页次连续仔记。不得隔页跳行。万一发生隔页跳行，也不得撕毁账页(特别是订本账)，而应在空白处用红线对角划掉，注明"作废"字样，并由记账人员签名盖章，以示负责。

3.为了保证账簿记录的正确性和合法性，记账前必须对会计凭证进行严格的审核，根据正确无误的会计凭证登记账簿。为了便于对凭证及账簿进行查阅和相互核对，应将会计凭证的编号记在会计账簿的"凭证字号"栏内，同时在记账凭证上注明过入账簿的页次(也可以用"√"号代替)，表示已经登账。

4.为了保持账簿记录的连续性和衔接性，同时减轻月末结账的工作量，在每一张账页登记完毕时，应在账页的最末一行，加计出自本月1日开始到该笔为止的借、贷方发生额和余额，并在摘要栏注明"过次页"，同时，在新开账页的第一行登记由上页转入的借、贷方发生额及余额，并在摘要栏内注明"承前页"的字样。

5.登记账簿应当及时、正确，一般应做到日清月结。日记账应逐日逐笔进行登记，分类账也要逐日或每隔若干天登记一次，不得拖延。文字和数字应紧挨底线书写，不要写满，写到中线附近为宜。

6.记账后如发现有错误，应根据具体情况，按规定的方法进行更正。不得刮擦、挖补、涂改或用褪色药水更改字迹。

三、更正错账的方法

应该尽量避免账簿记录中发生错误，但要完全避免发生错误是不可能的。账簿记录中发生的错误是多种多样的。有的凭证没有错，登账却错了;有的由于凭证错误而导致记账错误;有的是科目记错;有的是摘要或金额记错;有的是记账错误;有的是合计错误。账簿记录中的错误一经发现后，应立即更正。账簿记录错误的更正是一件非常严肃的事情。为了明确责任，也为了防止出现舞弊行为，必须按照严格的程序和规定的方法来进行更正。由于错误发生的具体情况不同，更正的方法也不一样。一般有以下几种更正方法：

(一)划线更正法

划线更正法，就是把账簿记录中错误的文字或数字用红线全部划去，然后再在上面用蓝字写上正确的文字或数字，再由记账人员在更正处盖章，以示负责。这种方法就称为划线更正法，也叫红线更正法。用这种方法，划线时，对于注销的数字，应全部一并划去，而不应只划去其中错误的部分。划线后，原字迹应能够清晰可辨，以便事后查考。

划线更正法适用于记账凭证没有错误，只是账簿记录有错的情况。例如：某单位会计人员刘-珠，把1234.56误写为1243.56，应把1243.56用红线划去，然后在上面写上正确的1234.56，再在更正的地方盖上刘-珠的印章。

(二)红字更正法

所谓红字更正法，就是用红字编制一张记账凭证，以冲销原来错误的凭证记录，因而叫红字更正法，又叫赤字冲账法或红笔订正法。

这种方法适用于记账凭证有错误，且由于记账凭证有错误而导致账簿记录也有错误的情况。红字更正法一般可用于以下两种情况：

1.记账凭证的会计分录做错科目，导致账簿记录中记错账户。这时，应用红字编制一张内容与原记账凭证完全一样的凭证，冲销原有错误记录。然后再用蓝字编制一张正确的记账凭证，重新登记入账。

例6-1：某工厂从外地购进一批原材料1000元，记账凭证误记为：

借：包装物1000

贷：银行存款1000

发现这个错误后，应用红字编制一张内容一样的记账凭证，在摘要栏内注明"更××号错误凭证"字样，据以入账，以冲销原错误记录。然后再用蓝字编制一张正确的凭证，据以入账。会计分录为：

借：原材料1000

贷：银行存款1000

2.记账凭证上所作会计分录中使用的会计科目，以及登账时所记的账户都没有错，但金额却都记错了，并且被错记的金额大于正确的金额。这时，也可以与前例一样，用红字编制一张内容与原记账凭证完全一样的凭证，冲销原有错误记录。然后再用蓝字编制一张正确的记账凭证，重新登记入账。但这种情况由于科目完全正确，只是数字记大了。更正方法可以简化：编制一张会计科目完全一样，但金额用红字填写、且数字为超过正确数的差额的记账凭证，然后据以入账，这样就把错误的数字调整为正确的数字了。

例6-2：某工厂以银行存款归还购料欠款10000元，误作下列分录：

借：应付账款100000

贷：银行存款100000

这张凭证已经入账。随后发现这笔分录会计科目完全正确，但金额应是10000元，错记为100000元，多记了90000元。发现这个错误后，应将多记的金额用红字作如下分录：

借：应付账款90000

贷：银行存款90000

(三)补充登记法

根据会计凭证登账后，如发现会计分录其他部分没有错，只是金额错了，且所记金额少于应记金额，属于这种情况，就可以采用补充登记法来更正(如所记金额大于应记金额，则应用红字更正法)。补充登记法的具体作法是：按少记的金额编制一张其科目与原记账凭证一样的记账凭证，并在摘要栏内注明"更正×号凭证"字样。然后据以入账，就在账簿上补记了少记的金额，把错误记录更正了过来。

例6-3：某工厂从外地购进一批原材料1000元，货款未付。会计分录误记为：

借：原材料100

贷：应付账款100

这笔分录所记的科目及方向都没有错，只是1000元误记为100元。发现这个错误后，应用蓝字编制一张金额为900元的记账凭证，在摘要栏内应注明"更正××号错误凭证"字样：

借：原材料900

贷：银行存款900

然后据以入账，这样在账簿上补记了少记的金额，就把错误记录更正了过来。