(1)备用金的领用

单位内部各部门或工作人员因零星开支、零星采购等需要领田备用金，一般应由经办人填写借款凭证。借款凭证一式三联，第一联为付款凭证，财务部门作为记账依据;第二联为结算凭证，借款期间由出纳员留存，报销时作为核对依据，报销后随同报销单据作为记账凭证的附件;第三联交借款人保存，报销时由出纳员签字旨作为借款结算及交回借款的收据。经办人在填写借款凭证时，应当如实认真地填写借款事由、金额和借款日期并签名，送有关领导审批后根据借款凭证编制现金付款记账凭证。

对于企业来说，借用备用金的现金付款凭证，其贷方科目自然为“库存现金”科目，借方科目则为“其他应收款——备用金”科目;对于预算单位，借用备用金的，其贷方科目自然为“经费现金”或“库存现金”科目，借方科目则为“暂付款”科目。出纳员根据现金付款凭证付给现金(或现金支票)。

【例】某公司销售科领借备用金400元，作零星采购和开支使用，经办人为××。××在领用备用金时，应按规定填制借款凭证，有关人员编制现金付款记账凭证，出纳员根据现金付款凭证支付现金(或现金支票)，其会计分录为：

借：其他应收款——备用金400

贷：库存现金400

(2)备用金的报销

备用金可以分为定额备用金和非定额备用金两种。定额备用金的核算如下：

所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。

有关部门或工作人员报销时，应编制现金付款记账凭证，其贷方科目自然为现金，借方为相应科目。出纳员应将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员。这样报销后有关部门或工作人员手中的现金又达到核定的限额。

【例】某商店供应科使用定额备用金，定额为1200元。5月14日用现金购买商品800元，其备用金只剩下400元，次日到财务科报销，出纳员补给现金800元，这样供应科的备用金又达到了1200元。

不同的单位，其内部各部门或工作人员使用备用金的业务性质不同，会计制度的规定也不同，因而在报销备用金时，其编制的现金付款凭证的借方科目有很大的差别。