声明的使用范围比较广泛,国家、政府、政党、团体及其领导人都可发表声明。其中大量的属于外交文书,由外事部门拟定。而在我们日常的经济活动中,声明也已成为一个使用率较高的文种。
一般的企事业单位或个人也经常运用这种文书形式,或者说明事情的真相,或者表明自己的立场、观点、态度,从而维护自身的声誉,保障自身的利益。
声明的分类有联合声明与共同声明,一般的“声明"与遗失声明等专项声明。
其结构由标题、正文、落款三部分组成。标题,有的仅以文种名称构成,只标“声明’二字;有的加声明者名称;有的加事由,如<退股声明》、《聘请常年法律顾问声明》、《遗失声明》等;有的加“严正”或“郑重”等修饰词,以示严肃性;还有的由声明者名称加表事由的“关于……”的介词短语构成的定语,再加上文种名称组成,如xxx关于xxxx问题的声明。
正文,通常由两部分组成。一是缘由部分,说明原因、依据、起因等情况,这部分内容可自成段落,作为引言;二是声明部分,要对上述情况说明真相、表明态度。在第二部分前后往往要写“声明如下”和“特此声明”这样的承启语和结语。正文的结构安排有两种,一种是板块式,不分段落,一气呵成;一种是分段式,声明的内容分条项列出,用汉字数码标明。可视涉及事项是否繁杂,分别采用这两种不同的结构安排。从目前使用的情况看,一般涉及问题都比较单一,因而采用板块式结构的声明较为常见。
落款,标在正文右下方,写明发表声明的单位或个人名称以及日期。如果标题中已出现单位名称,那么落款则可以省略。
需要注意的是,声明具有说明性和严肃性的特点。声明本是种典型的说明文体,它运用说明的手法来说明有关事项。由于这些事项涉及权益或责任,事关重大,因而行文措词要求庄重严肃、准确清楚。
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