所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。

实行定额备用金的单位，其内部各部门或有关工作人员使用备用金购买货物或用于零星开支后，应将所购买的货物交由仓库保管员验收入库，凭验收入库单连同发票到财务部门报销，用于其他开支的凭发票或其他原始凭证到财务部门报销。有关部门或工作人员报销时，会计人员应编制现金付款凭证。出纳员依据付款凭证将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员。这样报销后有关部门或工作人员中的现金又达到了核定的限额。

定额备用金制的核算如下：

1、企业有内部周转使用备用金的，可以单独设置“备用金”科目，不单独设置“备用金”科目的用“其他应收款——备用金”科目核算，设立时(备用金使用部门第一次领款时)：

借：备用金/其他应收款—备用金

贷：库存现金/银行存款

2、办理报销，补足备用金定额时：

借：管理费用等

贷：库存现金/银行存款

不通过“备用金”账户核算。

3、取消备用金时：

借：库存现金

贷：备用金/其他应收款—备用金

【例题1单选题】某企业对基本生产车间所需备用金采用定额备用金制度，当基本生产车间报销日常管理支出而补足其备用金定额时，应借记的会计科目是()。

A.其他应收款

B.其他应付款

C.制造费用

D.生产成本

【答案】C

【解析】基本生产车间报销日常管理支出时：

借：制造费用

贷：库存现金

【例题2计算分析题】正保公司维修科使用定额备用金制度，金额为1800元。5月14日用现金购买零配件800元，其备用金只剩下1000元，次日到财务科报销，会计编制付款凭证，出纳员补给现金800元，这样维修科的备用金又达到了1800元。会计分录是：

借：管理费用800

贷：库存现金800

如果5月14日维修科购买零配件实际支付了2000元，由经办人员垫付现金200元，则5月15日报销时，出纳员应付给的现金就是2000元，维修科备用金在支付给经办人员垫付款200元后又恢复到1800元。

【识记要点】

除了增加或减少拨入的备用金外，使用或报销有关备用金支出时不通过“备用金”科目核算。