第一章总则

第二章档案管理体制

第三章文件材料的收集、归档

第四章档案的整理、保管和利用

第五章档案的鉴定、销毁和移交

第六章罚则

第七章附则

第一章总则

第一条为了加强中国农业发展银行（以下简称农发行）档案的科学、规范管理，有效地保护和利用档案，不断提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家档案局的有关规定，制定本制度。

第二条本制度所称的档案，是指各级行在各项工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录。

第三条农发行的档案管理工作接受国家档案行政管理部门的依法监督。检查和指导。

第四条农发行的档案管理工作包括档案的收集、整理、保管、利用、统计、移交、鉴定、销毁等。

第五条档案管理工作必须严格执行党和国家的有关方针、政策与法律、法规。

第六条各级行应当高度重视档案管理工作，建立本行档案室，配备必要设施，实现档案管理电子化。

第七条本制度适用于农发行各级行。

第二章档案管理体制

第八条农发行档案工作实行统一领导、分级管理。各级行各职能部门形成的各种门类和各种载体档案应定期交本级行办公室统一管理。

第九条农发行各级行办公室是档案管理工作的主管部门，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家档案工作的法律、法规和规章制度，负责建立农发行档案工作规章制度；

（二）负责统一管理本级行的档案，并积极利用档案为领导和各项业务工作服务；

（三）负责档案的安全保管，并按照有关规定向国家档案馆移交档案；

（四）对所辖行的档案工作进行监督、检查和指导；

（五）对本级行文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导；

（六）组织对本系统档案干部培训和业务交流。

第十条各级行专业部门负责本专业档案的日常收集、整理工作，按规定定期向本级行办公室统一移交有关档案。

第十一条总行及省级分行（省、自治区、直辖市分行，计划单列市分行，下同）办公室应配备专职档案工作人员。地（市）分行和县（市）支行应设立综合档案室，配备专职或兼职档案管理人员。各级行应保持档案工作人员的相对稳定。档案工作人员调离岗位时应当办理移交手续。

第十二条各级行在档案业务上接受上级行的监督与指导，参加地方同级档案行政管理部门组织的档案执法检查、档案业务培训和业务协作组活动。

第十三条档案工作人员应忠于职守，遵守纪律，具备档案专业知识，熟悉农发行业务。档案工作人员的岗位职责是：

（一）负责收集、整理、保管、统计本行的档案；

（二）统一管理本行各门类档案，编制检索工具，开展档案编研，积极提供利用；

（三）参加档案的鉴定、销毁和移交工作；

（四）对文件材料的归档及所辖行的档案工作进行指导、监督和检查；

（五）收集、整理、保管与本行档案有关的资料，配合档案提供利用；

（六）严格执行党和国家的保密规定，不断完善档案的保管条件，维护档案的完整与安全。

第三章文件材料的收集、归档

第十四条对应当归档的文件材料，必须按照规定，定期向本级行档案室移交，集中管理。任何个人不得据为己有。凡是反映本行工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围（另文制定）。

第十五条国家规定不得归档的文件材料，禁止擅自归档（另文制定）。

第十六条各级行应建立年度文件材料归档制度。文书处理部门或业务部门应按时向档案室移交归档范围内的文件材料（产生的电子文件资料和纸载体一同移交）。

第十七条档案室收集和接收的归档文件材料应符合下列要求：

（一）文件材料应齐全完整；

（二）印件及定稿应分别标记页码；

（三）批量接收整理完毕的专门档案（会计、基建、稽核、监察、技术资料等）应有完整的移交目录；

（四）照片、磁带、光盘、实物等向档案室归档移交时，应附文字说明，注明时间、地点、人物（或内容）、制作者；

（五）各级行领导和公文经办人员拟制、修改和签批公文，书写所用纸张及字迹材料必须符合归档要求。

档案室接收归档文件材料及档案应当履行签字手续。

第四章档案的整理、保管和利用

第十八条各级行的档案应当按照其内容和载体的不同进行分类，一般按照年度——保管期限——机构（或问题）分类。特殊门类档案，按国家有关部门相应的档案管理办法执行。分类应当保持前后一致，具有稳定性。

第十九条对本级行经营活动中形成的应归档的文件材料，应先由文书部门或业务部门按要求进行初级整理，在此基础上由档案管理人员加工整理和保管。

第二十条各级行应按照总行制定的保管期限表准确划分文件材料的保管期限。

第二十一条各级行档案部门应当建立健全档案资料的统计制度。对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计，并按照规定向上级行和同级档案行政管理部门报送档案基本情况统计表。

第二十二条各级行的档案室属机要部门，应当安排必需的档案专用库房和框架。库房应当坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。各级档案部门应当对库房进行定期或不定期的检查，发现问题及时解决。建立档案库房管理制度，落实管理责任，防止失窃、失密现象发生。

第二十三条各级行应当建立全宗卷，以积累本单位的归档说明、分类方案、交接凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等。

第二十四条应当建立档案借阅管理制度，严格借阅手续，明确档案借阅审批权限。档案人员应当切实履行责任，按规定借出、催退、注销，确保安全保管，有效利用。

第五章档案的鉴定、销毁和移交

第二十五条各级行对已到保管期限的档案应再次鉴定其是否具有保存价值。仍具保存价值的档案应延期，无保存价值的档案应按档案销毁办法进行销毁。

第二十六条各级行在销毁确无保存价值的档案时，应当写出销毁档案报告，说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容，连同编写的销毁清册一起送有关领导审核，经领导批准后方可销毁，并在原归档目录上注销。在销毁档案时，应当指定两人监销，并由监销人员在销毁清册上签字。

第二十七条总行、省级分行应当将永久保存的档案在本行保存20年后，地（市）分行、县（市）支行应当将永久保存的档案在本行保存10年后，按国家规定，连同归档目录和有关的检索工具、参考资料，一并向国家档案馆移交。

第二十八条农发行机构撤销、合并或有重大变化时，必须将全部档案进行认真整理，请示上级行和国家档案行政管理部门后，妥善办理移交或代管手续，不得散失。

第六章罚则

第二十九条农发行各门类档案受《档案法》的保护，各级行和员工都享有《档案法》规定的权利和义务。凡不履行有关法律责任或违反法规的，按《档案法》的规定，予以追究。

第三十条违反《档案法》及有下列行为之一且情节严重的，对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给予行政处分；

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案管理部门、档案工作人员归档的；

（二）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（三）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

第七章附则

第三十一条本制度由农发行总行负责解释、修订。

第三十二条本制度自2001年7月1日起施行。