签证主体——必须是施工单位和建设单位双方当事人，只有一方当事人签字不是签证；

签证人员获得授权——施工单位或建设单位对行使签证权利的人员必须进行授权，无授权的人员签署的签证单不能发生签证的效力；

签证内容——涉及工期顺延和/或费用的变化、工程量变化等内容，也就是包含明确的签证内容；

有协商一致的意思表示——通常表述为双方一致同意、发包人同意、发包人批准等。如签署意见为情况属实，只能作为证据材料，并非签证，要增加费用或顺延工期需要结合合同约定及其他证据材料予以综合认定。

一、合同外增加工程量如何走程序？

收到或者未收到建设单位下发的工作联系函（单）或者建设单位设计部的设计通知单为依据要求施工单位施工合同外工程量的前提下：

1、合同外工程量施工过程影像资料（主要是照片，特别是施工现场建设单位相关人员（成本部、工程部、设计部）的照片及监理单位相关人员视察现场的照片）需要用数码相机（施工时间可以显示）拍下记录；

2、合同外工程量的计算规则（如果是零星工程量，套用定额的价格还不够施工的本钱，则需要按照点工及机械台班及计算工程量，注意合同中人工的价格可能比实际施工的人工价格低，则零星点工可能要乘以系数计算）；

3、合同外工程量的计算规则需要告知监理单位及建设单位工程部（因为可能现场是6个人做了一天，实际上合同内约定的人工费为60元/人工，但是实际施工的6个人，单价为120元/人工，则合同外工程量签证签字建设单位可能只肯签5个人工，实际换算应该为120x6/60=12个人工，为什么签这12个人工，需要双方约定好）；

4、已经施工完成的合同外签证工程量，现场已经三方（建设单位成本部工程部设计部，不涉及到设计的设计部可以无需现场确认；施工单位工程部；监理单位代表）签好现场工程量测量记录，但是计量依据至今未下发，成本部职员需要主动联络建设单位工程部或者设计部要求下发工作联系函（单）或者设计通知单作为结算依据，下发的文件需要建设单位相关部门代表会签意见（注意：有些建设单位涉及钱工程量的内容，需要分公司经理签意见才生效，否则为无效），有文件版依据才最保险；

5、至于合同外的签证，只要是现场实际需要做得，且合同内没有的工程量，只要是正规的房地产公司，只要建设单位相关部门告知施工单位要求做得，施工单位施工完成了，建设单位都会给钱的，没有赖皮的，因为做生意需要诚信，做人也是的！合同外签证流程对于每个房产公司内部的管理流程都不一样，所以施工单位成本部职员需要针对流程进行跟踪，如果自己解决不了的问题需要及时向成本分管经理及项目经理或分公司经理反映，由他们协商，职员走流程及时办好每份合同外签证。

二、追讨工程款需要准备哪些证据

追讨工程款需要准备以下证据：

(1)施工单位资质证书；

(2)工程招投标文件；

(3)工程报建、规划、国土、施工许可文件；

(4)建筑安装工程承包合同书及其补充协议；

(5)施工图纸；

(6)不可抗力证明文件及损失证明；

(7)工程进度情况、工程施工日志；

(8)工程量增减的签证；

(9)设计变更的文件；

(10)质量验收的证明；

(11)工程进度付款凭据；

(12)工程分包情况；

(13)工程总决算书或分阶段结算书等；

上述的证据都是在诉讼前就已经形成的，所以在施工过程中，要注意这些证据材料的搜集、管理。

用书面形式将工程施工的情况固定下来：

1、如发生了设计变更的事实，就必须将相关设计单位、规划部门的书面原件保存下来；

2、施工中与建设单位或监理单位的会议记录等，都应由各方参会人员签字并妥善保存；

3、如果出现工期延长的情况，应当立即与建设单位等书面确定延长的缘由和处理办法，防止非施工单位原因而被建设单位当作拒付、少付或追究违约责任的理由；

4、如出现连日的大雨或其它恶劣天气导致工程难以进行的，就必须让建设单位或监理单位做好签证的工作，对于被拒绝签证的，应当将原始资料和相关证明材料留档保存，便于日后索赔。