期货公司的合规风险管理体系建设是一个机制建设、有效运作、持续改进和不断完善的过程。有效性是期货公司合规风险管理体系的关键所在,即合规风险管理体系能在识别、防范和管理期货公司合规风险中发挥作用。
按照巴塞尔委员会《合规与银行内部合规部门》提出的原则,期货公司合规管理试行规定》第七条规定:证券公司应当根据需要,组织内部有关机构和部门或者委托外部专业机构对公司合规管理的有效性进行评估,及时解决合规管理中存在的问题。对公司合规管理有效性的全面评估,每年不得少于一次。
上述原则对期货公司具有极大借鉴作用。对期货公司合规风险管理有效性进行评估,是对期货公司合规风险管理进行全面检查自省的过程,可以查缺补漏,同时对合规风险管理工作起到监督和制衡,是期货公司合规风险管理体系的必要组成。
评估的原则
期货公司合规风险管理有效性评估应当遵循全面性、重要性、独立性、多角度和及时性原则。
1.全面性原则:评估应覆盖期货公司合规风险管理活动的全过程,评价指标应系统、全面。
2.重要性原则:应根据合规风险和控制的重要性确定评估重点,关注重要领域和高风险业务,并在评估的权重上加以体现。
3.独立性原则:承担评估工作的机构和部门应当独立于业务部门。
4.多角度原则:评估工作应当从多角度开展,对发现的不合规行为要重点分析和评估。
5.及时性原则:评估频率应在满足监管要求的前提下,根据实际情况适时调整,及时发现合规风险和隐患。
评估的主要内容
(一)合规风险管理环境的有效性评估。
1.合规管理组织架构的科学性。包括合规风险管理职责是否明确,合规风险管理制度体系是否能够保持独立性,合规风险管理与其他内控制度系统是否有效协调、并发挥作用。
2.期货公司合规风险管理政策与制度的合法合规性与适用性评估。包括合规风险管理政策与制度是否符合法律、法规和准则的要求,能否及时发现、控制、纠正合规风险,并适应公司实际情况等。
3.首席风险官及合规风险管理部门的设置是否符合法定要求并满足实际需要。包括首席风险官任职条件、程序是否合规;首席风险官及合规风险管理部门是否符合独立性要求;合规报告路径是否合理、通畅;合规考核制度是否科学、合理等。
4.合规履职保障充足性评估。包括首席风险官及合规风险管理部门知情权、调查权能否得到满足;合规风险管理能否不受各方干涉、限制和阻挠;合规风险管理所必须的人力、物力、财力和技术支持是否充足;合规风险管理人员的董事会是否符合法定要求等。
(二)合规风险管理履职的有效性评估
1.对治理层合规风险管理职能履行的有效性评估。包括董事会、证券公司和高管人员对合规风险管理政策和制度的制定、执行,合规风险的决策,合规风险管理的监督等。评估应当传递两种信号:一是合规应从高层做起,董事会、监事会和高管人员应当带头倡导合规文化,履行合规职责。二是高层应当了解自身合规风险,建立合规风险的识别和管理机制,并确保其有效运行。
2.对各部门和分支机构合规风险管理职能率的有效性评估。各部门和分支机构是合规风险管理的执行层,应当识别和评估本部门、分支机构的合规风险,制定明确的合规风险管理职责,监督本部门、机构及从业人员执业行为的合规风险,反馈合规风险及控制措施的执行情况等。包括部门、机构是否明确了各岗位的合规职责,并被全体从业人员严格遵守;各部门、机构是否建立业务及人员执业行为的合规监控机制并有效运行;各部门、机构能否良好反馈合规信息,并根据与相关决策机构、首席风险官及合规风险管理部门的沟通情况,及时修订相应的制度和流程。
3.对首席风险官及合规风险管理部门履职的有效性评估。即对首席风险官及合规风险管理部门在合规检查与审核、合规咨询与培训、合规监控、合规法规跟踪、合规风险处置、合规报告、配合监管与反洗钱、投诉举报处理、合规文化建设等环节的履职情况进行评估。评估的重点一是履职的客观严谨与勤勉尽责,二是履职的效率和效果。
评估的程序
1.确定有效性评估的牵头机构
合规风险管理的有效性评估是一项较为复杂的系统性工程,参与广泛,专业性强,因此需要较强的组织协调性。现阶段,期货公司内部某个部门单独完成评估工作的难度极大,要求公司由高层作为牵头组织。《企业内部控制基本规范》第十二条规定,董事会负责内部控制的建立健全和有效实施,监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督,经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。根据上述原则,期货公司可以由董事会下设专门委员会或成立由董事长、总经理为组长的专门小组作为牵头机构,建立多方参与、分工明确的评估组织机构,薪酬制度评估工作的效率合规效果。
2.制定评估方案
科学细致的方案是做好评估工作的基础。牵头机构应当根据期货公司合规风险管理的实际情况,拟定评估要点、评估方法和评估步骤,并根据评估复杂程度和评估时间要求配置相应的评估人员。
3.开展评估活动
评估开展可分为动员和实施阶段。动员阶段应当组织全体从业人员进行培训和动员,讲解评估内容、方法和要求。实施阶段,评估人员可分为若干小组,运用相应的评估方法和技术对各评估要点进行评估。评估时,评估人员要注意过程控制,避免漏项和重复,并做好工作底稿和评估小结。评估中遇到重大突发情况和问题,评估人员应当立即报告评估牵头机构,牵头机构应当根据事态趋势或问题实际,制定相应措施,完善评估方案。
4.汇报评估结论,出具评估意见
评估完成后,评估人员应当根据评估工作底稿和小结编制合规风险管理有效性评估报告,说明发现的问题,提出整改意见,出具评估结论。评估报告应提交董事会和经理层,董事会和经理层应当高度重视评估发现的问题和意见,认真落实整改措施。
通过合规风险管理有效性评估,可以使期货公司合规风险管理机制与其经营宗旨和发展战略相一致,并始终符合现行的法律法规和监管要求,具备持续的适宜性和有效性。
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