预付账款是当事人根据购货合同，提前支付供应单位货款，那么预付账款应如何处理呢，当事人应如何申请预付账款呢?

预付账款的概念

预付账款是指企业按照购货合同的规定，提前支付给供应单位的款项，它属于企业的短期债权。在日常核算中，预付账款按实际付出的金额入帐，如预付的材料、商品采购货款、必须预先发放的在以后收回的农副产品预购定金等。对购货企业来说，预付账款是一项流动资产。预付账款一般包括预付的货款、预付的购货定金。施工企业的预付账款主要包括预付工程款、预付备料款等。

预付账款的财务处理

企业应设置预付账款会计科目，核算企业按照购货合同规定预付给供应单位的款项。

(1)企业因购货而预付的款项，借记预付账款科目，贷记银行存款科目。

(2)收到所购物资时，根据发票账单等列明应计入购入物资成本的金额，借记物资采购或原材料、库存商品等科目，按专用发票上注明的增值税额，借记应交税金—应交增值税(进项税额)科目，按应付金额，贷记预付账款科目。

(3)补付的款项，借记预付账款科目，贷记银行存款科目;

(4)退回多付的款项，借记银行存款科目，贷记预付账款科目。

预付款项情况不多的企业，也可以将预付的款项直接记入应付账款科目的借方，不设置预付账款科目。

企业的预付账款，如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤销等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款。企业应按预计不能收到所购货物的预付账款账面余额，借记其他应收款——预付账款转入科目，贷记预付账款科目。

除转入其他应收款科目的预付账款外，其他预付账款不得计提坏账准备。

预付账款科目应按供应单位设置明细账，进行明细核算。

预付账款科目期末借方余额，反映企业实际预付的款项;期末如为贷方余额，反映企业尚未补付的款项。

采购员如何申请预付账款?

采购员在遇到需要预付款的时候，会提出预付款申请。因为财务管理系统是一个单独的系统，没有跟进销存系统进行结合。所以，这个预付款申请的话，需要采购手动提出。

一般采购员会填写一张预付款申请单，有相关领导签字确认以后，拿到财务，让财务人员付款。财务人员看到这张预付款申请单的时候，在系统中输入相关的单据内容，并进行付款。

在系统中操作的时候，要注意两个问题。

一是单据类型的选择。为了与其他正常付款进行区别，在财务管理系统中，一般为预付款业务设置了一个特殊的的单据，即预付款单据。这个单据跟其他单据的区别在于，系统在开立普通付款单的时候，会去查询这个预付款单据，看看有没有未结账的预付款单，若有的话，则会提示用户。其实，从财务管理上来说，预付款跟其他付款也有一定的区别。因为预付款是其他的资产，而不是负债。所以，无论从实际操作上来考虑，还是从财务理论上来说，把两者进行分开都是非常有必要的。有些财务管理系统，在单据上不做区别，但是，会有一个付款类型字段来进行分类。道理也是一样的。

二是最好在注明具体的采购定单号。因为财务管理系统没有跟其他的系统相关联，所以，预付款单只能够财务部门自己开立。在这开立的过程中，要注意写明具体的采购定单号码。这主要是为了后续冲销作业的方便。因为在冲销的过程中，一般都是要对应到具体的采购定单上，而不是只要供应商对，什么采购定单都可以冲销的。若在这里注明采购定单的话，那在冲销业务的时候，就可以一目了然的知道，这张预付款单是针对哪张采购单的。用户在选择的时候，就会非常的方便。

最后，还要注意一点，就是这张预付款单据的冲销状态。刚开立预付款单据的时候，这张单据的冲销状态显示为未冲销。这个字段一般不能手工维护，而是根据下面的冲销业务进行自动的更新。