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印信、文印管理规定

（QG/TCJS10-02-2006）

一、印信管理规定

1印章的种类

1.1印鉴：行政、党委、董事会的公司印章和业务专用的公司印章。

1.2公司高级职员名章：刻有公司高级职员姓名的印章。

1.3部门章：刻有公司部门名称的印章。

1.4基层单位章：刻有公司下属基层单位名称的印章。

2各类印鉴保管原则：

各类印鉴的刻立由总经理核准后由办公室制发并在印信保管登记薄上登记，制作印模，由相关部门或人员负责保管。

行政、党委、董事会的公司印章、公司高级职员名章、合同专用章、办公室印章由办公室文书保管和使用。基他部门印章、各分公司章由其负责人指定专人保管，部门、分公司负责人为第一责任人。

印章如发生丢失、损毁或被盗情况，除迅速上报领导外,还应向当地公安机关和备案机关登记，并声明作废。

3印鉴使用规则

3.1公司内部的管理及其它文件需盖章时，由总经理审批后方可加盖；内部一般行政事务使用印鉴，由办公室主任审核。

3.2公司一般性对外文件，须经总经理（或办公室主任）审批后方可加盖印鉴。

3.3公司对外承诺书、委托书、经济合同及法律文书按规定权限审批后方可加盖印鉴。

3.4严格执行用印制度，建立用印登记薄，重要事项用印必须有详细记录，注明用印日期、事由、审批人。

3.5办理用印事宜应在工作时间之内，特殊情况除外。

3.6如因业务需要，印章需带出公司，则必须办理印章借用手续，经总经理审批后方可带出。承办人对借出的印章负保管责任，不得转借，否则将负法律责任。

4对介绍信、证明信的管理。需要公司党委、行政出具介绍信、证明信的，必须由二级单位和机关部室同意，并持基层单位介绍信、证明信到公司办公室换取介绍信、证明信。开具的介绍信内容要明确具体，信文与存根要一致，经检查核对无误后用印。

5若未按本规定办理，对相关责任人处以50元?500元的罚款，若造成损失，则酌情予以处罚；情节严重者将移交司法机关处理。

二、文印管理规定

6打印

6.1以公司党委、行政名义发文、上报下发的文字资料、材料等一律送办公室主任审核同意，由主管领导或分管领导签发，交办公室打印。

6.2凡上报或下发的文件(材料)，一律用钢笔或水性笔抄写文件稿，字迹清晰，书面整洁，由办公室负责文字把关、打印。

6.3打字员要按照先急后缓的原则安排打印顺序。对办公室主任签有时间限制的，要保证按时完成。

6.4公文核对由拟稿人或指定专人负责，一般实行两校制，核对人完成两校后，在清样上签署姓名、日期。

6.5文件校对稿由打字员保存，文件印制完成，确认无误后，再进行处理。

7油印

7.1油印的范围：凡上报或下发的文件（材料）单张复印超过20份原则上油印。

7.2油印时，要选择好的油墨，纸张要用统一规格的纸，印刷时要注意版面清晰，要爱惜油印机，定期对油印机进行保养，使油印机保持在最佳状态，

8复印

8.1复印的范围

为了提高复印机的使用效率和使用寿命，复印机仅限于机关各部室复印文件、材料，原则上各基层单位不予复印。

8.2各部室复印文件材料必须填写《复印文件申请单》，经办公室主任审批后予以复印。

8.3不得使用复印机复印非公事材料，复印绝密文件需经公司领导批准。

8.4复印专管人员每月依据使用单位填写复印文件申请单统计计算各单位复印费用，向办公室主任报告后，送计划经营部进各单位成本。

8.5复印专管人员必须正确操作机器，做好日常维护保养工作。机器出现故障要及时与维修人员联系排除故障。复印时，能用小纸张的不用大纸张，能双面复印尽量双面复印。

9文印室作为公司机房重地，闲人免进。为加强设备管理，非本室工作人员，未经办公室主任同意，严禁操作文印设备。严禁任何人利用办公用微机打游戏。禁止无关人员随便进入文印室。严禁在文印室内吸烟。

10解释权归综合办公室。