国外公司在中国办理商标相关事务越来越多，涉及商标申请，复议，授权委托等各个环节，在这其中涉及的域外文书或证据必须办理公证认证手续。

当事人向商标评审委员会提供的文书证据系在中华人民共和国领域外形成，或者在香港、澳门、台湾地区形成，对方当事人对该证据的真实性存在怀疑并有相应证据支持的，或者商标评审委员会认为必要的，应当依照有关规定办理相应的公证认证手续，由国外当地公证人公证，然后送该国外交部认证，最后送中国领事馆认证。

办理商标文件公证和认证中应注意的问题

1.委托书、声明书等签署文件

对委托书，各类声明书以及转让协议书等签署文件而言，一般要求证明签字人的签字属实，有时还要求证出签字人的职务，甚至有些国家还要求签字人应该在公证人员面前签。对有公证要求，特别是有认证要求的签署文件而言，一般都要先在签署文件的空白处填上相关的内容并由营业执照上所示的法定代表人签署。此外，送办公证认证时要附上有效的申请人的营业执照复印件。在需同时提交委托书和声明书的国家，要注意两份文件必须由同一人签署。

2.本国注册证明、营业执照等证明文件

对于国内注册证明或国内注册证复印件、营业执照复印件以及更名证明，一般要求证明文件上的印章属实或复印件与原件相符以及译文与原文一致。另外，当上述文件需办理驻华使馆认证时，必须按其要求提供指定文种的译文文本。

3.注意各别国家对认证的特殊要求

诸如根据哥伦比亚当地法律，要求哥伦比亚使馆在对商标注册申请用委托书认证证词中必须证出以下三点：

①申请人是合法存在的；

②申请人在从事其营业活动；

③签字人有权签署该委托书。因此对于哥伦比亚的委托书，一定要由营业执照上所示的法定代表人签署。另外在办理委托书认证时，必须同时提供经公证的并附有西班牙译文的申请人的企业法人营业执照的复印件以及国外代理的来函，而且要明确并准确地向哥伦比亚使馆阐述对认证的要求。

4.注意各国使馆对认证文件所需的份数、译文文种的要求及其它的特殊要求

例如在菲律宾、委内瑞拉、意大利等使馆办更名证明等文件认证时，使馆要求提供一式两份的正本文件。在意大利办更名证明等，在埃塞俄比亚使馆办委托书、国内注册证明等文件认证时，需按各使馆要求填写认证申请书。此外，在埃塞俄比亚办理文件认证，还需向使馆明示文件的用途并附上国外代理来函的复印件。

5.在未建交国家商标申请文件的认证

在尚未建交的国家，如洪都拉斯、尼加拉瓜、危地马拉等国，在第三国使馆同意给予认证的情况下，可通过既与我国又与申请注册国有外交关系的第三国驻华使馆认证。关于申请国接受哪个国家使馆认证，最好先得到申请注册国当地代理的确认。

6.注意文件提交的期限

对申请所需文件的提交时间，各国都有具体规定。因此特别是对文件需办理使馆认证的，一定要注意文件提交的时间要求以便早日取得申请日和避免因未及时提交文件而导致申请失效。

按照申请注册国的要求及时并准确地提交申请所需要的文件是我们在办理商标事宜，特别是申请商标注册和办理续展的一个重要环节。搞得不好，不但会耗费资金、影响申请的质量，还会直接影响申请的进程，以至导致申请或注册失效。有时甚至会给申请人带来无法弥补的损失。商标代理是一项专业性很强的工作，因此在国外办理商标事宜，最好委托有经验和有实力的代理机构办理以保证申请的顺利进行。