对询函的肯定答复可以给询问者一个肯定的信息,如接受订货要求、提供所需信息或是和新公司建立贸易上的往来。如果询函来自一家未曾有过业务联系的公司,一个肯定的答复还应表示出合作的意向,甚至可能促成一笔交易。
肯定答复可不是一句Yes,wecandoit.就可以的,还应该提供一些强调产品或服务的重要信息。下面是一些肯定答复的写作注意事项:
1.Answerpromptly,directly,clearlyandaccrately.
2.Emphasisoneortwopositivefeatresofyorprodctorservice.
3.Choosewordsandatonethatconvincereadertoact.
4.Incldeasalesappealfortheprodctorservice,andbildgoodwillthroghthewholeletter.
5.Endcorteosly.
下面是对一封要求调整家具的询函的肯定答复,请大家体会一下。
DearSirs,
Congratlationsonyorcompanyssccessandplanstoopennewotletsthisyear.Itwillbeapleasretoworktogetherwithyoagain.
Listedbelowarealltheitemsthatyoinqiredabotwiththecostforeach.
1)Model34chairswithplasticseatandback
Price:US$15.06each
Minimmorder:150nits
2)Model45totsjmpseatsinbleandgreen
Price:US$16.99each
3)Model29tilitytableswith150cmsinlengthand80cmsinwidth
Price:US$60.32each
AlltheaboveitemscanbedeliveredtoyorcentralwarehoseinLosAngelswithin42workdaysafterwereceiveyororder.Sincetheseitemswillbemanfactrestoyorspecifications,adepositof40percentofthetotalcostsholdaccompanyyororder.
Wearehappytoofferyoadiscontof2percentonthetotalvalewhenpaymentisreceivedwithin15daysofdelivery.
Wewoldappreciateitverymchifyocoldinformsofyordecisionsassoonaspossible.Wearelookingforwardtoworkingonyororderoncemore.
Sincerelyyors
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