一、人事档案是什么

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案。

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。事业单位，人事档案相当重要。提供保管档案的服务的机构各地人才市场、各区、县人才市场及街道办等。按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规，毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息，个人不得截留和销毁。[1]档案丢失需进行补档，也就是说，持有者需回到小学、初中、高中、大学及原工作单位，补齐相关证明材料，因为档案未归档会影响到入党、升学等，影响自己评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理，也会影响到自己出国留学。如果有考公务员的意向，档案必须保管好。

二、人事档案怎么分类整理

第一步，确定文件档案的分类

大面上划分为两块，也就是我上面说的日常文件档案记录一类，员工档案一类。

日常文件根据每月的使用情况和职能划分，分为两级，

在实际操作中，要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的原因在于：

车间人员流动大，离职人员资料更新较快;同样的，面试时以群面居多，面试资料无法细分到人。

如果之后有新的类型文件，则根据已有的条目划分为一级或者二级。

第二步，定出文件存放规格

1.本年度文件，以蓝色文件盒进行保存;

2.往年文件，以牛皮纸袋进行保存;

3.文件盒或者牛皮纸袋内需分类的，则以透明文件袋进行装侧区分;

4.因无保密制度，文件不进行加密管理，之后以实际保密制度进行细分、标注。

第三步，台帐

我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的，但随着档案越来越多，导致存放混乱。既然想把文件档案整理好，那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。

初始为电子版，文件盒内有增加，或者文件有修改，则直接手写在台帐上进行修改。

每年年末，将台帐转化为电子版并打印，随文件本身一起装入牛皮纸袋、归档。

再说说员工档案

员工档案要便于查找，那么编号就是个不错的选择。

最早我考虑的方法是按照部门进行大规划，同时部门内部人员进行编号、排序。但这样又有一个问题，那就是如果有员工离职，新员工补充后以原有编号还是新增编号呢?原有编号补充的话，无法简单比对两名员工入职时间;新增编号，无法简单比对现有部门人员总数。

那就编制一个独立的编号，以入职时间为基础。索性公司还有一个人事系统，在职和离职人员的序号是不可更改的(只要不进行人员删除，离职人员序号就一直存在;即使删除，新增人员也是默认后续序号，空出原有序号)。我就以人事系统的序号为员工序号，直接以序号的先后顺序进行排序。为了便于计算人数，我保留了EXCEL人员台帐，套以三个序号