防火档案是记载单位消防安全基本情况的文书档案。建立并管好、用好防火档案，是公安消防监督机关和各级保卫部门的一项基础工作。建立防火档案的主要作用在于：通过经常对其进行分析研究，并根据不同时期出现的新情况、新特点，可提出有针对性的防范措施，有效地指导工作；单位一旦发生火灾，可以向调查组或司法机关出示防火档案，作为追查火灾原因和处理责任者的佐证。

正是由于防火档案具有以上两项重要的作用，所以在建立和使用防火档案时，应当特别注意以下几个问题。

一、内容要全

防火档案的内容应该包括单位的基本情况、防火组织和人员情况、各种防火制度及贯彻落实情况、防火检查情况、火警火灾的处理、重大火险隐患的立案与销案和采取的预防措施情况六大部分。

具体说来，单位的基本情况应包括：单位地址、道路、建筑情况和总平面布置；电气线路和设备，生产和生活用火设备，生产原料、产品及工艺流程；易燃易爆物品的生产、使用、贮存数量和性能；消防设施等。

防火组织和人员情况需有：单位防火委员会和各级防火负责人及各区域、部位防火负责人名单，专职、义务消防队的情况和人员名单，电工、木工、喷漆工、电气焊人员、仓库保管人员、使用电热器具人员及清洗工、熬炼工等重点工种人员名单等。

防火制度及贯彻落实情况至少应包括：不同工种、不同区域和各种电热器具、采暖设备的使用、管理及电气设备的检查维修，易燃易爆物品的生产、使用、保管等方面的消防制度及人员责任分工情况；对职工的教育、培训、考核情况；具体的贯彻情况等。

防火检查情况需有：什么人、在什么时候、什么部位进行了检查，发现了什么隐患，向什么人提出了整改要求具体的整改情况。对重大火险隐患和重点部位的火险隐患及整改情况，更要详细地进行记录。每次检查记录，一定要有检查人和单位有关负责人的签字。

火警火灾的处理和采取的预防措施情况要有：火警、火灾事故的原因、责任人、造成的损失，如何处理的，采取了哪些预防措施等。

二、要方便、实用

在具体建立防火档案时，可将前面所述的五大部分内容每一部分中的同类设计为一种表格，并在装订时采用活页方式，以方便使用和撤换。

三、要及时补充、撤换材料

防火档案应一式两份，由公安消防监督机关和单位保卫部门分别保管。对失去作用的表格要撤掉，对核实和登记的新情况、新问题要及时补进防火档案，并上报消防监督机关，做到自管与备案的防火档案相一致。

四、要妥善保管，不要遗失

防火档案由于涉及到不同单位的各种内部情况，因而有其机密性。为此，应严加保管，不得遗失。在撤换、销毁时，应按有关文书档案的管理规定办理。