一、起草文件是文件形成的第一步，一般文件由拟稿，审定，签发等几个程序，拟稿实际上就是起草，意思是起头或打草稿。起草就是拟定初稿,是用书面语言将作者的构思物化为文章.大概也就是“写”的意思。

二、起草，是用书面语言将作者的构思物化为文章。语出《后汉书·百官志三》：“一曹有六人，主作文书起草。”

引证解释：

唐韩愈《张中丞传后叙》：“为文章，操纸笔立书，未尝起草。”

明唐顺之《詹府燕集奉和上宰松皋公》诗之二：“分日传经清禁里，罢朝起草紫宸旁

三、公文是一种特殊的文章，其写作过程具有一些特殊的规律性，因此，要写好公文，除了必须遵从诸如文字通顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作规则之外，还必须遵循下列一些基本要求：

1、合“法”

合“法”，即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。

2、实事求是

实事求是，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题;要忠实地反映情况和问题;各种判断要合乎实际;各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。

3、平实得体

首先是文体要正确，务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求，其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。

4、简明通顺

简明，即要求尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。

5、庄重严谨

严谨，即要求公文的结构必须严密有序，用语务必周密确切不生歧义，没有漏洞。

6、表达准确

准确，即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。

7、格式规范

规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不能“标新立异”。

8、结构完整

完整，即要求公文结构完整，不遗漏任何必备的内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，减少沟通次数，提高沟通效率。

9、字迹清晰

清晰，即要求各种文稿文本上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。