各市建设局、承德市规划局：

城镇建设过程中形成的文件、图纸、声像等资料，属于城市建设档案的管理范畴，是国家档案的重要组成部分，也是进行城镇规划、建设和管理的重要依据。近几年，我省城镇建设档案管理工作有了一定发展，成为我省城建档案工作管理网络的重要组成部分，大部分县（市）区成立了城建档案室，少数县（市）区建立了城建档案馆。但是，城镇建设档案管理工作中仍存在着机构不健全，设施不完备，管理不规范等诸多问题。为适应我省城镇化进程发展需要，做好城镇建设档案管理工作，推动我省城建档案事业整体发展，特作如下通知：

一、设区市建设行政主管部门应加强对城镇建设档案工作的监督管理，开拓工作思路，加强业务指导，使本地区城镇建设档案工作扎实地开展起来。首先，要对本行政区域内的城建档案工作进行调查摸底，了解本地区城建档案工作发展状况，制定城镇建设档案工作发展规划。其次，要本着因地制宜、分类指导、典型带动、整体推进的工作原则，根据各地的实际情况，进行分类排队，先把有工作基础的地方抓好，以点带面，逐步推开。对那些无机构、无人员、对城建档案没有实行集中统一管理的地区，要采取切实可行的措施把工作开展起来。各市建设行政主管部门每年要对所辖区域内的城建档案管理工作进行检查，把城建档案工作作为评价城镇建设工作的重要内容之一。

二、县级建设行政主管部门要提高对城建档案工作重要性的认识，把城建档案管理工作纳入城乡建设发展规划，明确一名负责同志分管此项工作。要及时协调和解决城建档案工作中出现的困难和问题，按照《建设工程质量管理条例》和城建档案的归档范围，做好城建档案的收集、整理和保管工作。要建立健全城建档案管理机构，各地都要成立城建档案室，配备专职城建档案人员。有条件的地方可建立城建档案馆，设置专用库房对区域内的城建档案实行集中统一管理。

三、县级建设行政主管部门要严格执行《河北省建设工程档案专项验收及认可暂行办法》的有关规定，把建设工程档案专项验收及认可纳入建设工程管理程序。建设工程在竣工验收前，由城建档案部门对工程档案进行专项验收，建设单位在取得城建档案部门发放的工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。各县级建设行政主管部门要协调好城建档案部门与有关部门的关系，确保建设单位按期向城建档案部门移交档案。经济发达的建制镇应设立档案室，配备专（兼）职人员管理本镇建设过程中形成的城建档案资料。条件暂不具备的，可移交县级城建档案部门代管，防止城建档案的流失。

四、县级城建档案部门要履行好自身的工作职责。县级城建档案部门担负着收集保管城镇建设档案，对档案形成单位进行指导和检查，提供开发档案为城镇建设服务的重要任务。县级城建档案管理人员要认真学习国家和省有关城建档案的法律、法规、规章和城建档案专业知识，不断提高自身素质。要经常深入城建档案形成单位进行技术指导，确保城建档案的齐全完整。

五、省建设厅将组织力量对各地城镇建设档案管理情况进行检查，具体时间安排如是：11月17日至12月27日为各市自查阶段，各设区市建设局务于2004年1月5日前将自检情况报省建设厅，2004年3月至5月为省建设厅检查阶段。从2004年起，凡对所辖范围内城镇建设档案管理工作监督不力的设区市，省建设厅将不予表彰。

二○○三年十一月二十日