1。目的明确。明确目的是审计沟通的基本前提。沟通准备不仅包括了解被审计单位的经营环境和经营状况,还包括了解沟通对象的人格特征和行为模式。对此,审计人员首先需要明确沟通的目的。在审计策划和现场工作阶段,收集证据是主要任务,建立关系应是收集证据的辅助子目标。审核员不可能对每件事都进行沟通和询问。他们在沟通上要有针对性,注意速度和准确性,缩短点对点的沟通时间,以便及时投入正常工作。
2。
除了关注审计目标、阐述重点、达到适度深度外,审计沟通还应注重巧妙提问。仔细考虑问题的措辞很重要。审核员首先要了解本次审核的特点,明确审核要点。对于同一个问题,不同的提问方法会产生不同的效果。要避免指责或引导语调;用开放性问题引导被访者谈话;问询性问题让被访者明白我们已经做好了准备,愿意倾听;在调查诈骗时,用一些惹恼对方的问题有助于了解真相;在调查诈骗时,用一些惹恼对方的问题,有助于弄清真相;同时,我们需要注意的是,只有充分了解被审计单位的业务细节,才能有效地提出问题。
审核员可以准备一份提纲,这对提高沟通效率非常有帮助。比如,在一个单位的审计工作中,如果原会计调任档案负责人,问现任会计是常识,审计人员可以祝贺他升职。那么,被提升为档案主任的前会计可以谦虚地说,他除了为档案主任赚取更多的津贴外,别无他物。因此,提高探究的质量,重视提问技巧,是非常重要的。
3。选择环境。
选择合适的交流场所,营造良好的交流环境,使被调查者愿意合作是一个重要因素。对于典型的收集事实的交流,将交流安排在一个让被采访者感到舒适的环境中是有益的。如果选择在被访者的工作场所进行沟通,有助于了解现场的业务流程;在与涉嫌诈骗者沟通时,有助于选择一个环境,减轻被访者的心理紧张。
4。考虑人数。
根据不同的交流目的,选择一对一的讨论或论坛等多种形式的多人互动。沟通时,太多的沟通者会给被采访者造成心理压力,阻碍沟通。当然,在沟通内容出现问题的情况下,有一个相对中立的第三方在场是有利的。如果我们主要进行无威胁的沟通,了解企业运作的过程,那么多人互动更有利于全面获取信息。
5。控制时间。
尊重受访者的时间对于审计沟通非常重要。请记住,每一次沟通都可能干扰到被采访者的正常工作。因此,审核员需要提前设定一个时限,这个时限尽量不要超过一个小时;如果估计沟通会超过一个小时,最好是循序渐进。
6。适当地聊天。
聊天是否合适取决于交流的目的和被采访者的个性。最好从一个非攻击性的问题开始,或者用尊重的态度和非正式的谈话,比如昨晚的球赛或天气。此外,尽量避免与被采访者讨论个人话题,特别是第一次沟通时,要密切关注所涉及的业务事项,避免与被采访者建立一些私人关系,以免影响他们的独立性。同时,审计人员是监督各项财务法规执行情况的“监护人”,应自觉遵守国家有关法律。在审计中涉及被审计单位的商业秘密时,不宜谈那些对审计无用的,也不宜打破砂锅问到底。
7。耐心地听。尽管审计师不可能是纯粹的倾听者,但倾听也非常重要。他们应该少说多听。理想的沟通应该是受访者80%的时间。注重倾听,营造信任的氛围,赢得对方的信任,让对方愿意提供信息。没有信任,沟通就像挤牙膏,双方都会很痛苦。此外,如果被采访者不耐烦,急于得到结果,他们可能会感到不舒服,影响沟通的效果。要把握被调查对象提供的信息、证言、证据之间的矛盾,在耐心倾听中用他们的长矛和盾牌出其不意。当对方难以为自己辩解时,我们很可能会说出真相。
8。注意语言。交际成功后,语言行为传递信息占50%,不仅要注意言语内容,还要注意语速、语调和肢体语言。作为一名审计员,尽量避免惊讶或怀疑。通过肢体语言表达真诚,帮助而不是责备,很容易得到沟通与合作。沟通语言应具有启发性,不仅能影响被审计单位的思维,而且能使审计工作收到意想不到的效果。有时审核组会遇到被审核方拒绝提供相关信息的情况。这时,审核组长可以向其他审核员询问相关规定。这样,他就可以通过政策攻关、案例教育等方式,艺术地向对方解释相关规定,明确责任,反复向对方解释政策法规,分析违规行为的后果和应承担的责任,克服对方的心理防御,攻击被审计方的思维,明确如果不提供相关信息和说明真相,将追究其责任,并使对方放弃侥幸心理,承认真相,接受处理。有时,这种鼓舞人心的语言能达到神奇的效果。
9。
受访者通常在交流一到两天后想到一些重要信息。因此,审计人员需要敞开大门,欢迎随时联系,对尚未讨论但应讨论的问题提出问题或进行讨论,让受访者知道与审计部门的沟通渠道是畅通的。但是,有时沟通会陷入僵局,或者对方只是提出一些新的信息和新的线索,审计人员可以将方案考虑进去,提出采用突击审计、点钞或实物盘点等方式进行现场核查,从而出其不意地出击,判断审计结果是否属实被调查者说的是实话。
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