档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。出纳档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
出纳档案的保管是一个长期过程,为了保证档案在保管期限内的安全和有效,各单位必须加强档案的保管工作。出纳档案保管的具体要求有:
(1)档案记录必须真实、完整、准确、连续,不得擅自篡改、涂抹或歪曲档案记录。
(2)档案整理、装订成册要按规定办理,做到不易散失、便于查阅。
(3)档案记录必须按照规定的保存年限进行保管。
(4)档案的使用、移交和销毁必须按照严格的程序办理。
(5)档案不得外借、撕毁或遗失。
(6)档案的存放地应当安全、防火、防盗、防潮及防虫。
(7)档案资料应能积极地为本单住所利用。
2.出纳档案的销毁
出纳档案在保管期满后,对确无保留必要的资料,经本单位主要领导审查并报经上级主管部门批准后,方可办理销毁手续。
保管期满但未结算的债权、债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
在销毁档案资料时,应由档案部门和财务部门共同派人监销,如有特殊要求的,应由本单位主要领导盛上级主管部门派人监销。监销时监销人员应对档案逐一进行清点核对,确认其确实无保留必要。销毁后,监销人员应在销毁清册上签名盖章并将销毁情况报告本单位领导,其销毁清册由档案部门另行保存。
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