私募基金外包业务管理办法

第一章总则

第一条

为建立和健全XXX公司(以下简称“公司”)业务外包管理的工作机制，有效指导公司业务外包的具体开展，规范外包管理的流程，根据《基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》、《基金业务外包服务指引》等相关规定，制定本办法。

第二条

本办法适用于基金业务外包服务机构(以下简称“外包机构”)为公司提供份额登记、估值核算、信息技术系统、销售、销售支付、交易支持、基金业绩评价等业务的外包服务管理。

第三条公司开展基金业务外包，应当秉承诚实信用、勤勉尽责原则，妥善处理利益冲突，避免损害客户利益。

第二章业务规划

第四条公司应根据审慎经营原则，结合自身发展情况及要求，制定业务外包规划，确定与自身经营水平相适宜的外包活动范围。

第五条公司不应将投资决策、风险管理等公司核心业务或核心管理职能委托外包机构全权负责。

第六条

公司自行办理份额登记、估值核算等运营业务的，应根据行业法律法规要求，结合行业实际情况，从系统、团队等方面充分评估。原则上份额登记、估值核算等运营团队核心员工应具备三年以上行业从业经验。

第七条

公司自行办理基金份额登记，并以自身名义开立注册登记账户的，应由相关监督机构负责实施有效监督，在监督协议中明确保障投资者资金安全的连带责任条款。

第三章外包机构遴选

第八条公司应当对首次合作的外包机构进行资格认定并定期评价现有外包机构的综合服务能力(附件一：外包机构首次遴选与持续评估记录表)，主要包括：

(一)外包机构所在公司整体实力与公司对外包服务重视程度;

(二)外包机构管理能力与运营能力;

(三)外包机构开展业务的硬件设施与技术配备情况;

(四)外包机构提供外包服务的类型与综合能力;

(五)外包服务机构的过往业绩;

(六)外包机构配套资源综合评估;

(七)外包服务机构的诚信状况等。

外包机构应到中国证券投资基金业协会(以下简称“基金业协会”)备案，并加入基金业协会成为会员。

第九条

公司业务外包管理人员应根据公司外包机构遴选原则，负责制定外包机构的遴选标准。业务外包管理人员在制定遴选标准时，应当广泛征求投资经理、市场及合规人员的意见，公司各部相关人员应当配合外包业务管理人员完成公司遴选标准的制定。

第十条公司业务外包管理人员完成外包机构的尽职调查后，应由公司具体负责业务外包管理以及合规管理的公司高级管理人员审核后开展业务外包的对接。

第十一条公司开展业务外包前，应与外包机构签署书面协议，明确各方权责。未经公司同意，外包机构不得将已承诺的外包服务转包或变相转包。

公司委托外包机构提供基金业务外包服务的，公司应依法承担的责任不因外包而免除。

第四章内控及风险管理

第十二条公司建立多层级的监督控制体系，业务外包管理人员对外包机构遴选制度及标准负责，风控合规负责人承担相应的监督责任。

第十三条

公司应加强对业务外包管理人员的培训、提高其履行业务外包管理所需的知识和技能。培训内容应当包括相关法律法规、监管规定及公司制度，私募基金运作要求等。

第十四条

公司外包业务管理人员应积极跟踪业务外包的开展情况，密切关注外包服务质量、风险事件和潜在的风险隐患，及时沟通协调外包机构予以改进。对于外包机构无法履行产品运作要求或服务质量无法保证的予以记载，并纳入外包业务风险评估。

对外包机构服务质量的日常业务跟踪包括：合同制作、流程衔接、估值核算、资金划拨、份额登记、费用支付、需求响应、账户开立和系统使用等方面。

第十五条公司外包业务管理人员应至少每年开展一次全面的外包业务风险评估，评估内容主要包括：

(一)外包机构最近一年高管及核心业务人员变动情况;

(二)外包机构是否在最近一年中出现重大业务风险;

(三)外包机构是否在最近一年中出现重大公司风险;

(四)近期外包机构人员储备情况;

(五)外包机构运营质量情况;

(六)外包机构运营效率情况;

(七)新业务需求响应及时性情况;

(八)外包机构主动服务情况;

(九)外包机构服务态度情况;

(十)外包机构系统先进情况;

(十一)外包机构业务培训情况等。

第十六条公司外包业务管理人员完成对外包机构的业务风险评估后，需得出对应的评估结果。

评估结果分为三类：

(一)风险评估结果优秀或良好;

(二)风险评估结果整体良好，部分事项需要整改或优化;

(三)风险评估结果较差，拟变更外包机构。

如果评估结果为“(一)风险评估结果优秀或良好”，则公司外包业务管理人员应向外包机构出具评估结果说明。

如果评估结果为“(二)风险评估结果整体良好，部分事项需要整改或优化”，则公司外包业务管理人员应及时向外包机构出具评估结果和整改或优化说明，并要求外包机构制定具体的整改或优化方案，明确整改或优化的期限。公司外包业务管理人员应在计划的整改或优化期限后对需要整改或优化的事项再次进行业务风险评估，持续跟踪整改或优化结果。

如果评估结果为“(三)风险评估结果较差，拟变更外包机构”，说明外包机构的服务质量无法保证或存在较大隐患，公司外包业务管理人员应向公司提出更换外包机构建议，由公司审核后，按照外包机构遴选标准重新选择其他外包机构。公司外包业务管理人员将上述情况通知原外包机构，并安排原外包机构、拟合作的新外包机构和公司三方签署外包机构变更协议，并统筹安排数据迁徙、文件移交等工作。公司外包业务管理人员对移交工作负责，合规风控负责人可定期或不定期进行监督检查。

第五章附则

第十七条本办法由公司负责解释。

第十八条本办法自发布之日起施行。