合同印章和合同文本管理制度

第一条合同专用章制度

1、公司及下属企业对外签订合同所加盖的印章，除各企业的公章外，一律使用公司统一编号的合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。

2、合同专用章由有关公司统一刻制、编号和颁发;严禁任何人私自刻制、使用。

3、合同专用章应严格按照授权的范围使用，不准混用、代用或借用。

4、合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。

5、签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。

(一)各有关部门的合同专用章由信用(合同)管理机构统一归口管理。信用(合同)管理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等管理工作。

(二)合同专用章的刻制由信用(合同)管理机构负责。任何部门不得擅自刻制合同专用章，凡需刻制合同专用章的部门，必须由申请部门提出书面申请报告，并由主管领导审批签字，同时按工作的实际需要和用途提供合同专用章刻制的数量、要求和样章草图，交信用(合同)管理机构审查后统一办理。

(三)凡持有合同专用章的部门，应做到合法使用、专人保管。如遇工作需要，需携带外出，应事先办理借用手续，用后立即归还。

(四)合同专用章不得代用，混用。

第二条合同文本管理制度

(一)合同文本的管理，应做到规范化、科学化、统一化。

(二)建立合同文本。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议(包括文书、电传等)，均应妥善保管。

(三)合同档案还应当包括：合同台帐;合同文本;合同专用章使用登记;授权委托登记;合同学习、培训情况;帮扶情况记录;重合同守信用情况记录;合同纠纷卷宗材料等。

(四)合同档案可实行微机管理，但必须具有机读和文字记载相结合。

(五)合同档案应装订成册，实行一份一档，由专人管理备查。

(六)查阅合同档案需经过批准并进行登记。