合同履行部门、财务部、法务部等部门都应当按下列要求做好各部门的合同履行管理工作。
(一)为履行合同所做的工作,都要留有记录或者证据。如:支付款项的,应通过银行转帐支付,在原始凭证上应写明款项用途及对应的合同编号等;交付货物的,应索取正式的收货凭证等。
(二)及时发出催告和异议
催告一般是用来催促对方按合同履行其义务,同时,催告也是进一步采取某些行动的必备前置程序,如有些情况下解除合同,必须经过催告。而异议一般是在接受对方交付的情况下,发现对方的交付不符合合同约定,如接受对方交付的货物后发现质量不符合合同约定,则应及时向对方提出书面异议。
(三)及时收集和保存证据
合同履行过程中,合同各方的往来函件、通知等文书都具有法律效力,如果发生纠纷,也是区分责任的重要证据,合同履行部门负责对合同履行每一环节形成的书面材料完整保存,如果相关材料发至其它部门,应及时转交合同履行部门存档。
(四)建立信息汇报反馈制度,及时处理异常情况。
合同履行中的一些问题,其实很多是法律层面的问题,技术性与专业性较强,合同履行部门应当慎重对待,并及时与法务部沟通和联系,由法务部参与处理前述问题。公司应当建立信息汇报和反馈的制度和流程,以便及时发现问题,作出相应的处理。
(五)合同履行过程中,法务部负责监督、检查合同中相应条款的具体履行情况。
(六)合同履行完毕后,对所遗留的问题,合同履行部门应指定专人负责解决,并规定解决期限。
一、合同履行中发现赔钱应该怎么样办
合同履行中发现赔钱应该这样办:
1、一是合同履行困难、挫折或意外影响合同履行,此时需要做的是对合同的签订和前期履行情况进行书面总结,反映当时整个过程的主要事实,并及时与对方沟通,要求对方及时回应并报告其准备采取的应急措施和立场;
2、对方不予理会,应对方不予理会递或挂号信将书面商务请函发送给对方,声明对合同履行的态度和解决方案,督促对方及时采取补救措施,说明利益,对于性质较重的合同,如果合同履行有问题,对双方影响较大,应谨慎行事。最好请律师起草律师函给对方,以引起对方的高度重视,为以后的诉讼打下基础;
3、其次,要及时采取紧急措施,进行合同自救和合同补救。最后,如果发现合同在法律效力上有疑问,应及时督促对方采取补救或使用法律措施撤销合同。
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