著录项目变更申报书(下称申报书)的正式表格分为5部分。第一部分是专利申请或专利基本信息，包括申请号或专利号、发明创造名称，以及申请人或专利权人;第二部分是针对通知书进行著录项目变更;第三部分是变更项目;第四部分是附件清单;第五部分是当事人或专利代理机构签字或者盖章。

专利申请和专利的基本信息，尤其是申请号的填写非常重要。如果申请号填写错误，那么申报书就不会分配到正确的案卷中。“发明创造名称”以及“申请人或专利权人”反映了案件的重要信息，“发明创造名称”的填写要和案件记载的一致，如果变更过发明名称，此处应填写变更后的发明名称。“申请人或专利权人”一栏应当填写全体申请人或者代表人的名称。如果该变更为转让性质，则此处既可以填写变更前的申请人，也可以填写变更后的申请人。

针对国家知识产权局发出的通知书进行著录项目变更，是为了明确著录项目变更是否是针对某次通知书而提出的。但由于著录项目变更提出的时机完全由提出者本人决定，因此这一栏可以不用填写。

“变更项目信息”是变更手续的核心内容，其体现了变更的过程，也是当事人请求的事项。具体包括“变更项目”“变更前”和“变更后”3部分。“变更项目”是指所要变更的是哪一项信息，具体包括发明人、申请人、联系人和专利代理机构的变更。“变更前”是指该项信息目前在案件中所记载的内容。“变更后”是指该项信息将要变更成的内容。

值得注意的是，遇到以下几种情形应避免填写错误：

申请人变更

变更为转让性质的，变更项目应当是申请人的姓名或名称，“变更前”信息填写案件当前记载的申请人的名称，“变更后”信息填写转让后的申请人的名称。申报书中变更后的申请人信息应当填写3项内容：申请人的姓名或者名称、申请人的居民身份证件号码或者组织机构代码、申请人的详细地址以及邮政编码。变更后申请人是单位且未委托专利代理机构的，应当填写变更后的联系人信息。需要注意的是，如果保留变更前的联系人，应当在变更后联系人一栏中将原联系人信息进行填写或者填写“不变”。

变更为转让性质，同时解除专利代理机构的，如果是变更前的申请人提交，需要填写专利代理机构的解聘信息。申请人为单位的，同时也需要填写变更后的联系人信息。如果是变更后的申请人提交，可以不填写专利代理机构的变更信息。申请人为单位的，同样需要填写变更后的联系人信息。

申请人发生更名的，“变更项目”应当是申请人的姓名或名称，“变更前”信息填写案件当前记载的申请人的名称，“变更后”信息填写更名后的申请人的名称。如果更名后的申请人的地址和组织机构代码没有变化，可以不填写。若公司更名是吸收、合并等形式，按照转让的类型进行变更，那么应当填写变更后的申请人的组织机构代码、详细地址和邮政编码。申请人为单位且未委托专利代理机构的，应当填写变更后的联系人信息。

申请人发生更名，同时解除专利代理机构的，应当填写专利代理机构的解聘信息。如果申请人为单位，还应当填写变更后的联系人信息。若同时变更专利代理机构，还应当填写新委托的专利代理机构和代理人的信息。

需要注意的是，针对专利权转让或者更名所涉及的国内申请人，变更后的申请人若为个人，其居民身份证件号码应当填写18位数的身份证号;变更后的申请人若为单位，其组织机构代码应当填写9位数的组织机构代码或者18位数的统一社会信用代码。

著录项目变更申报书在有关的法律上有着明确的规定，因此有关的当事人只要按照有关的规定的进行操作就可以，但是实际上问题的复杂性直接导致有关的当事人在问题的处理中会忽视有关的资料，所以自己需要注意其中的规定约束。