1.资源动因分析——评价作业的有效性

资源动因是指资源被消耗的方式和原因，它表现了资源消耗量与作业之间的关系，是把资源成本分配到作业的基本依据。资源动因分析是通过对资源消耗、资源分配的分析，评价各项作业有效性的方法。其目的是揭示哪些资源是必需的，哪些需要减少，哪些资源需要重新配置，最终确定如何改进和降低作业成本，提高作业效率。其实质是判断作业消耗资源的必要性、合理性的过程。具体分析程序如下：

(1)确认主要作业，建立作业中心

这一步工作，应在了解生产流程的基础上确定各个作业。作业的划分不宜太细也不宜太粗：太细则不仅不能得到更多的有用信息，反而有可能造成分析紊乱;太粗则难以揭示管理改善的机会。确定了作业之后，可选择有代表性的主要作业，建立作业中心。信函的寄递过程可以分为：交寄中心、理信盖销中心、出口分拣中心、搬运装卸中心、转运中心、长途运输中心、交换邮件中心、转运中心、进口分拣中心、投递中心等10个作业中心。

(2)归集资源费用到各个作业中心

作业中心建立后，需将资源费用归集到各作业中心的成本库中。一个成本库是由同质的作业组成的。所谓作业的同质性是指这些作业都是为同一个目的或同一项服务而产生，对产品的生产起某一方面相同的作用。

例如，以交寄作为一个作业中心时，许多与交寄信函有关的成本将会归集到消耗该项资源的作业中心。根据作业中心的各种什业消耗资源的数量以及相应的单位资源成本计算各种作业的成本，所有作业成本之和就是作业中心成本。信函寄递过程所经过的10个作业中心包括的资源费用项目有：工资、职工福利费、折旧费、邮件运输费、修理费、低值易耗品摊销等。收集费用数据时，应充分利用企业原有的成本信息系统，有的数据可以直接获取，有的数据需要加工处理。这一步骤工作是繁琐而重要的，要仔细分析各项费用，按资源动因归集到各个中心，往往要反复几次才可最后确定。

(3)评价作业的有效性

企业的作业少则几十种，多则上千种，不可能一一确定增值性和效率，根据成本效益原则，只能选取相对比较重要的作业进行分析。由于邮政成本费用构成中出口分拣和长途运输环节占有较大的比重，笔者选择出口分拣中心和长途运输中心进行分析。

①出口分拣中心

分拣中心的作业可分为粗分拣和细分拣两项。一般在邮件量少的小企业只需进行一次细分拣，而在邮件多、规模大的企业就需两道分拣作业，以提高工作效率。分拣工作大多数是由信函分拣机在一些大的信函分拣中心来完成，少部分由人工完成。分拣工作在时间上负荷不匀，工作人员在高峰期时忙不过来，闲暇时也可能无事可做。归集到该中心成本库中的成本费用主要是工资、职工福利费、折旧费、修理费、低值易耗品摊销等，其中最主要的是机器设备折旧和修理费。因此可考虑在加速邮区中心局体制建设进程中，不断提高设备的利用率。信函分拣机的数量1997年比1996年增长了33.3%，1998年比1997年增长了39.5%，但其生产能力并未被充分利用，不仅使昂贵的进口设备闲置，造成极大的浪费，而且大大提高了成本费用水平。为了提高投资效益，必须提高其设备的利用率。

②长途运输中心

长途运输工具有飞机、火车、汽车、船舶等，其中最主要的还是火车，在一级干线邮路上80%～90%的邮件量靠铁路运输。长途运输作业在邮政生产中是必不可少的，是增值作业，但就目前情况而言，长途运输在邮路选择、运能利用及人员配备等方面还未达到高效，笔者认为可从以下方面提高作业效率：安排好邮路。综合考虑里程、运输效率、班期正常与否和利用价值等因素，按照自办与委办相结合的原则，合理选用运输工具，力求通信效果较高，而运输成本较低;充分利用目前的运能，既要避免在自备邮车已满足需求的情况下，盲目购置新车，又要避免空载问题。将各项业务集中管理，合理配载运输，提高利用率;合理配备人员综合考虑各种运输工具的时间、频次、停靠地、容量等，合理配备外勤人员。

2.作业动因分析——判断作业的增值性

作业动因是指作业被消耗的直接原因，是进一步将作业成本库中的费用分配到各项产出上去的标的，其分配依据是该项产出消耗各作业成本库中的代表作业的数量。例如分拣中心作业动因的计量可以选择为信函量;搬运装卸中心可以选择邮袋数来计量。作业动因分析是通过对作业的识别、作业的计量、作业消耗资源费用的归集与确认，分析评价各项作业增值性的方法。其主要目的是为了揭示哪些作业是必需的，哪些作业是多余的，尽可能降低直至消除那些不能增加产品价值的作业。最终确定如何减少产品消耗作业的数量，从整体上降低作业成本和产品成本。

确定是否为增值作业时，应结合作业动因分析对多项作业开展细微的分析。增值作业必须同时满足以下条件：该作业的功能是明确的;该作业能为最终产品或劳务提供价值;该作业在企业的整个作业链中不能去掉、合并或替代，三者缺一不可。一般来说企业各个环节的作业都是为了产出而作的。都是增值作业。而一些搬运、装卸、存储以及生产过程中任一环节的等待、延误等，应属不增值作业、现以封发阶段的搬运作业和质量检查作业为例分析如下：

(1)封发阶段搬运不增值作业分析

封发阶段的搬运作业，是对即将发出进行转运的邮件由分拣封发的场所转移至邮车旁，以备装车。搬运的目的是转移邮件，它是一种不增值作业。消除或减少这一作业的途径是车间内合理布局，使邮车尽量靠近分拣的场所，以减少不必要的搬运。值得注意的是，并非所有的搬运作业都是不增值作业，应视具体情况来分析判定。如大型包裹分拣中心的搬运就是其主要作业，是为了分拣而必须进行的作业。

(2)质量检查不增值作业的分析

质量检查作业是封发阶段出口分拣中心的一个作业。它是在分拣之后、捆信之前对邮件进行质量的检查，看有无破损、有无规格和质量问题等，并做补救的措施。根据TQC零缺陷的观点，这一作业属不增值作业。解决的办法是让顾客使用标准信封，正确书写等等。

3.计算、归集作业成本

成本库确定后，就可以计算每一个成本库单位作业动因的成本，即成本库分摊率。然后将汇集于各个作业中心成本库的成本按成本库分摊率分配到各项最终产品上。产品最终作业成本即为该产品所经过的各作业中心应分摊的成本之和。具体计算公式为：

成本库分摊率=该库归集的资源费用×该库作业动因耗用数某项产品应分摊的成本费用

=成本库分摊率×该产品作业动因耗用的单位数某项产品的作业成本

=Σ该产品在各个作业中心应分摊的成本

一封长途信函的作业成本即为上述十个作业中心中应分摊的成本之和。

4.作业的综合分析

作业综合分析是对各项作业之间的联系进行分析的方法。进行作业的综合分析，是看各个作业之间联系是否紧密，有无断开或重叠现象，会不会危害作业链的效率和价值。现实中作业之间的衔接时常会出现问题，作业管理的目标是要使企业各个作业之间的等待、延误达到最小。

在邮件传递的过程中涉及许多环节，而各环节之间工作步调不一致，不可避免存在等待时间，所以在分拣、封发以及转运的中应注意确定赶发关系，使发出的邮件能及时赶上交通运输工具的开行时间，保证邮件按时带运出去，避免成批邮件积压延误。