听证程序是行政机关作出行政行为前给予当事人就重要事实表示意见的机会，通过公开、公正、民主的方式达到行政目的程序。就其作用而言，听证应当适用于所有行政机关的行政行为。但采用听证程序必然要发生人力、财力的成本，因此，不可能所有的行政行为作出之前均要求举行听证。那么，制定一个科学、合理的听证程序的范围就是十分必要的。确定听证的范围必须遵循一定的原则，即：个人利益与公共利益均衡原则和成本不大于效益原则。首先，听证程序范围的设置必须均衡个人利益与公共利益关系，即在有可能严重侵害个人利益的情形下适用听证程序;遇有一般情形，应允许行政机关自由裁量决定是否适用听证程序;在轻微影响当事人权益的行政决定或当事人放弃获得听证权利的情况下，不适用听证程序。遇有个人利益与国家公共利益发生严重冲突的情形，则应优先考虑公共利益。这就是各国在国家安全、军事、外交领域及紧急情况下均不适用听证程序的原因。第二，听证程序的设置还涉及成本与效益的关系。这里的成本是指行政机关适用听证程序必须负担的人力和财力。效益是指适用听证产生的经济社会综合效益。如果仅考虑该程序带来的经济社会效益，忽视其耗费的成本，那么它也是没有生命力的程序制度。而如果为了避免人力的耗费而不适用听证程序，从短期局部利益看，也许降低了成本，但从长远看和全局看，却是对行政目的和社会利益、个人利益的严重损害，是需要更昂贵的代价弥补的。因此，确定听证程序适用范围必须综合考虑成本与效益的关系，在成本不大于综合效益的前提下进行。

从各国的行政程序立法看，原则上将听证程序限定于行政机关作出对当事人不利的行为中。但对于何为对当事人不利的行为，行政机关拒绝申请许可的行为是否为不利行政行为，则有不同的意见。一种观点认为，拒绝当事人申请的情形，由于当事人尚未存有具体的法律地位，所以即使拒绝，也不致对其权利产生干涉的效果，所以当事人无权要求听证。具体而言，如果当事人本来就没有请求的权利，且行政机关拒绝也是合法的，当然就不会损害他的权利。如果当事人具有请求权而受到行政机关违法拒绝时，由于当事人的法律地位，尚须经由许可处分才能加以确认，在未确认前，他仍未获得法律地位，所以行政机关的拒绝也无干涉可言。例如，日本行政程序法规定的不利益处分就不包括拒绝申请的行为，该法关于申请，并未设有听证等程序上的权利。另一种观点则认为，行政机关拒绝申请的行为与其他干涉行为并无区别。虽然申请人在未获许可前并无特定权益和法律地位，但他根据法律规定提出申请本身就证明他与行政机关之间存有不同于普通人的法律关系，行政机关作出的行为必然直接影响到他可能享有的权益。因而，行政机关作出不利于申请人的拒绝行政行为时，应当给予申请人一个陈述其观点、说明事实情况的机会。例如，荷兰行政程序法规定，行政机关作出否定一个申请的全部或一部分的决定之前，该行政机关应当给予申请人让他陈述其观点的机会，即听证。在普通法国家，人们公认许可权是一项极大的影响公民权利与自由，特别是影响人的生计的重要权利，单就这一点就要求行政程序必须公正。没有必要划清要求颁发许可证的初次申请与吊销或不延长已发许可证之间的原则界限。初次许可申请人在被拒绝批准前通常应当被允许陈述案由。