一、人事档案怎么整理
一般公司的人事档案分为干部人事档案和职工人事档案,那么怎样整理出易查询、易管理的的人事档案,下面我们做简单介绍。
二、步骤
1、首先,准备整理档案的工具和材料,工具如图,材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料,各个公司要求不同,这里就不再赘述。
2、审核要入档的材料,并按如下流程整理材料
3、第三步,将要入档的材料规整好,编上页码,然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边,再打孔。
4、第四步,装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类,并按照不同的类别规整转入档案盒。
5、第五步,为档案材料建立目录。目录可分大类和小类,并写好每份材料的页码。
6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。
7、档案要存入独立且安全性好的房间,并委派专人管理。
三、资料整理
1、第一步,确定文件档案的分类
大面上划分为两块,也就是我上面说的日常文件档案记录一类,员工档案一类。日常文件根据每月的使用情况和职能划分,分为两级,在实际操作中,要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的原因在于:车间人员流动大,离职人员资料更新较快;同样的,面试时以群面居多,面试资料无法细分到人。如果之后有新的类型文件,则根据已有的条目划分为一级或者二级。
2、第二步,定出文件存放规格
1.本年度文件,以蓝色文件盒进行保存;
2.往年文件,以牛皮纸袋进行保存;
3.文件盒或者牛皮纸袋内需分类的,则以透明文件袋进行装侧区分;
4.因无保密制度,文件不进行加密管理,之后以实际保密制度进行细分、标注。
第三步,台帐
我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的,但随着档案越来越多,导致存放混乱。既然想把文件档案整理好,那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。
初始为电子版,文件盒内有增加,或者文件有修改,则直接手写在台帐上进行修改。
每年年末,将台帐转化为电子版并打印,随文件本身一起装入牛皮纸袋、归档。
再说说员工档案
员工档案要便于查找,那么编号就是个不错的选择。
最早我考虑的方法是按照部门进行大规划,同时部门内部人员进行编号、排序。但这样又有一个问题,那就是如果有员工离职,新员工补充后以原有编号还是新增编号呢?原有编号补充的话,无法简单比对两名员工入职时间;新增编号,无法简单比对现有部门人员总数。
那就编制一个独立的编号,以入职时间为基础。索性公司还有一个人事系统,在职和离职人员的序号是不可更改的(只要不进行人员删除,离职人员序号就一直存在;即使删除,新增人员也是默认后续序号,空出原有序号)。我就以人事系统的序号为员工序号,直接以序号的先后顺序进行排序。为了便于计算人数,我保留了EXCEL人员台帐,套以三个序号。
人事档案的处理,今天就给大家讲解到这里啦。不管怎么样,管理档案需要严谨有序,有顺序,能够方便查询,在有人需要查看档案时能够以最快的速度就将其找出来,公司应该建立健全相关的制度,这才是人事档案管理的最低要求。可能总结的还不够全面,大家还有其他问题,欢迎大家在线进行法律咨询。
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