陈女士1998年从黑龙江鹤岗市调入青岛经济技术开发区工作。退休时因档案材料不全，面临着退休待遇无法认定的难题。为此，她多方奔波，焦灼万分，后找到青岛经济技术开发区就业服务中心。接到求助后，就业服务中心从众多的手工记账原始档案中反复查找，终于为陈女士找到了当年调函的存根，使她顺利办理了退休手续。

原始档案材料是证明职工工作经历，认定职工工龄的重要依据，而现实生活中像陈女士这样因原单位体制改革，破产或劳资人员档案管理不规范等原因造成的档案材料缺失问题比比皆是，再加大多数职工对自己的档案不知情，不重视，不能及时发现问题，到需要查找或办理退休时已时过境迁，责任往往无处追讨，由此给职工利益造成了直接的损害。

这种“后遗症”式的问题势必成为引发劳动纠纷的一个新因素，在这样的纠纷中，职工将是最大的“受伤者”。

“群众利益无小事”。如何消除档案管理“后遗症”，改善职工档案权益维护的这块“短板”，关系到群众的切身利益，影响职工的具体生活。为此，青岛经济技术开发区劳动保障部门将加强职工档案管理作为劳动保障工作的一项重要内容，下大力气认真开展本区企业职工的档案管理工作，努力完成职工档案的各个管理环节，从细节入手，切实维护职工长远利益。

逐步完善渐次推进

目前，在职工档案管理方面，尚无较为明确的法律规定，企业的职工档案管理工作基本处于各单位自主状态，缺乏必要的政策约束，部门监督和责任追究体系，成为档案管理中的重点和难点，也是最易引发矛盾的焦点。

面对制度的相对缺失，为最大限度地维护职工利益，青岛经济技术开发区劳动保障部门多方协调，联合区档案管理部门，在现有的政策框架内制定出台了《关于加强和规范职工档案管理的通知》，进一步明确了企业职工档案的管理范围，内容、方式、标准、责任等，通过建章立制，加强督促，对企业的职工档案管理工作进行积极的宏观管理和具体指导，最大限度地发挥自身行政职能。

集中统一归口管理

青岛经济技术开发区劳动保障部门对本区城乡失业人员档案实行免费统一管理，解除失业人员的后顾之忧；对自谋职业人员档案，实行协议委托代管，确保其档案的安全和完整，对退休职工档案由区退休人员社会化管理机构统一管理；对于企业职工档案，有条件的大中型企业指导其按要求独立管理，对不具备档案管理条件的小型企业和私营，个体工商户等企业，通过加强政策宣传，上门阐明利害等方式循序渐进，逐步强化企业的责任意识，并为其提供委托代理的职工档案管理渠道。通过全面梳理，重点排查，使企业职工档案由多头分散管理逐步过渡为集为统一管理，确保职工档案的完整，真实，准确，维护企业和职工双方的利益。

严谨规范简洁便利

为进一步提高管理水平，为企业职工档案负好保管责，把好“出入”关，青岛经济技术开发区在劳动保障服务大厅开辟了三大专门的档案管理服务窗口，对全区职工和用人单位提供档案查询和委托代管等服务。就业服务部门严格办事流程，对档案转递程序进行了有效规范，规定企业在招用劳动者提取职工档案时必须证件齐全，专人负责，严格履行登记；在对职工进行解聘备案时必须保证送审职工档案材料齐全，装订成册，严格按规定统一目录编号，业务部门在接收时按要求进行严格审核。通过严控“出口”，严把“入口”，确保职工档案“来路清、去向明”，从源头上解决职工在单位变更，档案转移过程中导致的档案缺失等问题，有效维护职工权益。

安全存放便于查找

为创设良好的档案管理条例，规范管理各类档案，更好地为全区人民服务，青岛经济技术开发区劳动保障部门不断加强自身档案管理基础设施建设，采取切实有效的措施，提高工作效率。硬件方面，加大投入，配备了标准的档案密集架，添置了新式档案柜，更换了统一规格的档案装具50000余个，使每个卷内的目录清晰美观，整齐划一，便于识别，查询，调阅档案；配备了灭火器，除湿机、消毒机、空调机等保护设施，创设良好的档案存放条件；配备专用微机，照相机，摄像机、扫描仪等现代化管理设备，实现了档案微机化管理。软件方面，建立了一支高素质的档案管理队伍，配备了专业的档案管理人员，进行经常性的业务学习和培训，不断提高档案管理整体水平，为全区职工提供规范化的档案管理奠定了坚实的基础。

自主创新科学利用

为进一步提高档案管理工作效率和水平，青岛开发区就业服务部门非常注重对档案信息资源的深层次加工和成果利用。他们从实际工作需要出发，充分整合现存的职工档案资源，在反复调研的基础上，利用VisalBasic编程程序自主开发出了职工档案资源管理系统软件，在有限的档案管理空间中，系统记录在企业职工从解聘备案，档案接收，档案录入、档案存入到档案转移的全过程，为服务对象提供更加便捷、准确的档案查询，调阅、提取服务，实现了“一点登记、全面查询”的现代化管理。

目前，青岛经济技术开发区就业服务部门结合业务需求不断进行完善和持续改进，依托日臻成熟的管理系统，已实现了对失业职工，自谋职业，委托代管等各类职工档案的科学化、集约化、信息化管理，有效地维护了职工“档案权益”，为他们的就业和生活提供了更好的服务。