（1）员工登记表。员工登记表应能够全面反映员工本人的基本情况。包括姓名、性别、年龄、学历、所在工种岗位、合同订立时间和合同期限、档案存放机构，以及企业需要了解的其他情况。（2）劳动合同台账。劳动合同台账应能全面地反映员工合同签订、续订、变更等情况。（3）员工统计表。员工统计表按照一定的员工序号全面记录员工个人的情况，其栏目及统计指标根据劳动合同管理的需要设定。（4）岗位（专项）协议台账。（5）医疗期台账。医疗期台账应能准确、全面记录员工患病或非因工负伤的治疗与休假情况。（6）员工培训台账。反映员工培训类别、培训时间、培训费用及企业需要了解的其他情况。（7）终止或解除劳动合同员工去向台账。（8）其他必要的台账。

一、用人单位解除劳动合同的举证责任

用人单位预告通知解除劳动合同，有以下一些举证责任问题：

（一）劳动者医疗期满后仍然不能从事原来的工作，用人单位解除劳动合同的举证责任。

这里需要注意的是，医疗期满后，劳动者不能从事原来的工作的，用人单位仍不能解除劳动合同，只有用人单位为劳动者另行安排工作，劳动者仍然不能胜任的，用人单位才可以解除劳动合同。《企业职工患病或非因工负伤医疗期的规定》以及原劳动部《关于贯彻执行〈劳动法〉若干问题的解释》中都规定，请长病假的职工在医疗期满后，能从事原工作的，可以继续履行劳动合同；医疗期满后仍不能从事原工作也不能从事由单位另行安排的工作的，由劳动鉴定委员会参照工伤与职业病致残程度鉴定标准进行劳动能力鉴定。被鉴定为一至四级的，应当退出劳动岗位，解除劳动关系，办理因病或非因工负伤退休退职手续，享受相应的退休退职待遇；被鉴定为五至十级的，用人单位可以解除劳动合同，并按规定支付经济补偿金和医疗补助费。这就意味着，医疗期届满后，企业需要证明劳动者不能从事原来到工作，需要经过劳动能力鉴定这道程序。

（二）劳动者被证明不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作，用人单位解除劳动合同的举证责任。

根据《劳动合同法》第四十条的规定，劳动者被证明不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的，用人单位履行预告程序后，可以解除劳动合同。适用这一规定解除劳动合同需要同时具备以下两个条件：

1、劳动者被证明不能胜任工作。不能胜任工作，是指有证据表明，劳动者不能按要求完成劳动合同中约定的工作任务或者同工种同岗位人员的工作量。这就要求用人单位在与劳动者签订劳动合同时，要明确员工的工作内容，特定行业的，还需要明确工作量。如果签订劳动合同时没有明确工作量的，只能参照同工种同岗位人员的工作量来确定，一般来讲，应参照平均的同工种同岗位人员的工作量，不能参照最高的同工种同岗位人员的工作量。因此，提供本单位平均的同工种同岗位人员的工作量，就成了劳动者被证明能不能胜任工作的重要证据。

2、经培训或者调岗后，仍不能胜任工作的。这就是说，用人单位解除劳动合同有个程序：必须先培训，或者调岗，如还不能满足新的岗位要求，则可以解除劳动合同。需要指出的是，劳动者被证明还不能胜任工作，必须要能证明。为防止在解除劳动合同时发生举证不能的风险，企业需在劳动合同中或在岗位说明书中确定员工的工作量，如果因此而培训员工的，还需要保存相应的培训资料。

（三）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同解除的举证责任

根据《劳动合同法》第四十条第（三）项规定，劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成一致的，用人单位可以用预告通知程序解除劳动合同。具体操作时要注意必须证明同时符合的两个条件：

1、要证明客观情况发生重大变化致使原劳动合同无法履行。客观情况发生变化，是指发生不可抗力或出现导致使劳动合同全部或部分条款无法履行的情况，如单位迁移、被兼并、被上级主管部门撤消等致使劳动合同无法履行或无法完全履行的情况。如果当事人就某一种情形出现是否属于“客观情况发生重大变化”认识不一致，应由劳动争议仲裁机构和法院裁定。

2、要证明未能就变更劳动合同内容或者中止劳动合同达成协议。用人单位确因客观情况发生重大变化，需要解除劳动合同时，一定要注意与员工的沟通和协商，即与劳动者要先走协商变更劳动合同程序，只有经协商无法就变更劳动合同达成一致意见，用人单位才可以解除劳动合同。

二、怎么签订三年固定期限劳动合同

订立三年固定期限劳动合同的流程为：

1、审查新员工的主体资格。

2、对新入职员工履行告知义务，签订劳动合同前如实告知新员工工作内容、工作条件、工作地点、劳动报酬，以及新员工要求了解的其他情况。

3、签订劳动合同

(1)签订劳动合同、协议等应先由员工签字，单位统一盖章。禁止空白合同、协议盖章。

(2)劳动合同应在新员工报到当日签订，最迟不得超过30日。在签订劳动合同的同时还需签订《保密协议》、《个人信息授权书》，如入职员工需要培训的，还需签订

《员工培训协议》。新入职员工拒绝签订上述合同、协议的一律不予录用。

4、发放劳动合同，建立员工名册人事专员制作《劳动合同发放签收表》，由收到劳动合同的员工签字确认，根据《劳动合同发放签收表》制作员工名册。

5、劳动合同一式二份：公司和员工各执一份。