一、电话催收
电话催收方式是目前为止成本相对较低也较普遍,省心省力同时亦不乏与客户感情沟通的较好方式之一。电话催收的好处是对催收人员专业要求不高,只要做到细心,耐心,尽心即可。当然电话催收也存在一定的技巧。首先要确定联系者是直接负责人,即能做决定拍板之人,否则联系再久也徒劳。其次是把握正确时间、合适的场合,以确保不被当场拒绝或留下不好的印象,影响催收进度和动力。再次要注意打电话的频率,一般在电话里确认好下次联系具体时间,在客户约定的时间联系会显得催收人员工作严谨、敬业,给客户留下公司管理规范的概念。另外需注意,沟通时需要不卑不亢的态度,不可过于谦卑,尤其是对于那些承认欠款却一直以各种理由推脱的客户,可以直接告知自身的难处以及企业会采取的态度,做到平等沟通,收放自如。
电话催讨是细工慢活,需要对每一次的跟踪做好详细的excel记录,并作成备忘录方式备注当日需联系的客户,以免有遗漏。因此需明确对方安排款项具体时间,何种方式,方便提前提醒,确保每一次跟踪都有收获,在最短时间之内完成催收工作。
二、催款函催收
催款函由企业直接向客户发函,即公对公方式,更为正规。同时催款函起到三方面的作用。一是告知对方相关情况同时要求支付剩余款项,二是使得债权时效中断,比电话催收保留证据相较直接容易。三是可以及时了解对方单位拖欠款的原因,沟通信息,以便采取相应的对策和措施,协调双方的关系。客户都适用,较适合较正规的企业,找不到直接负责人或者相关负责人不予理睬等情形。需特别提醒的是,在客户已明确具体付款时间,但付款时间又超过法律规定的保护时限的情形下,建议以快件(注:快递备注栏中注明是催款函)及邮件方式发函让客户签收,使得时效中断,以免超过诉讼时效,丧失了胜诉权。当然,如能通过双方对账,签章确认对帐单的方式则更是上上之策。
一般而言,催款函发送对象为客户财务部门或者总经理办公室。这两个部门具有公司的核心管理权限,因此对于不了解情形下的函件发送,需准备合同等相关书面凭证以说明事实情形,方便客户了解事件大致情况。另外,催款函的催收需结合电话跟踪,以便更好的沟通及及时了解事态的进度,二者结合比较利于款项回收。
三、律师函催收
律师函是由客户委托律师,由主办律师以自身和律师事务所名义发出的催款函件。虽不具有强制效力,但是由于律师事务所和律师的特殊地位,律师函的作用是催收函件所不能比的。收到律师函的客户一般都会比较重视,下意识的认为律师函所陈述的事项已经上升到法律层面,法律后果和官司距离自己已经不再遥远,一定会进行综合分析考虑,权衡利弊。
相比另外两种催收方式,律师函的催收先礼后兵,要求更为严格,也更为正式。在相关的证据不齐全的情形下,律师一般不建议发函。发函的消极作用体现在提前通知客户将进入司法程序,如在证据不充分的前提下,发函后有可能矛盾进一步上升,使企业丧失补强证据的机会,也有客户趁机转移财产的风险,所以需谨慎选择。
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