会计记串账户是指在登记账簿时,将应记在某账户上的内容记到了另外的账户上。一般是由于记账人员工作疏忽所造成的会计错误。由于明细账多于总账账户,而且总账账户多是汇总登记,所以,明细账之间串记的情况多于总账之间的串记。正因为串记账户的情况不同,所以对每一种不同形式的串记错误的检查方法也不同。
一、总账账户之间记串错误的检查
总账账户之间串记就是将应记录到某总账账户上的内容串记到另一总账账户上。这种错误发生后,尽管朱破坏总账账户之间的平衡关系,月末试算表和定期编制的科目汇总表也是平衡的,但总账与所属明细账(如果有的话)之间却失去了平衡关系。另外,有时也会造成被串记账户发生反常方向的余额。所以,此类问题发生后,其线索发现在总账余额与所属明细账余额合计不相等,或者有关总账出现反常方向的余额。发现或捕捉到线索后,可审阅有关总账账户,在所记录的业务金额中有无正好是总账余额与明细账余额合计的差额。如有,再调阅会计凭证,进行账证核对,从而查证问题。问题查证后,只需将发生串记的两个总账账户进行对调就可以了。下面举例说明这种形式错误的检查方法。
审查人员在审阅某企业账目时发现,发现该企业“应收账款”总账9月末借方余额245000元,而所属明细账余额合计表现为借方230000元,总账大干明细账15000元;“应付账款”总账9月末贷方余额329000元,而所属明细账余额合计表现为贷方314000元,也是总账大于明细账15000元。上述两个总账余额都表现为大于明细账余额合计15000元,但其方向却是相反的,即“应收账款”总账借方余额大于所属明细账借、贷方余额合计后的借方余额(总计)15000元,而“应付账款”总账贷方余额大于所属明细账借、贷方余额合计后的贷方余额(总计)15000元。对此现象,可初步断定为记串账户所致。记串账户的具体情况有以下四种可能:
1.将应记入“应付账款”总账借方的一笔业务15000元,却记人了“应收账款”总账的借方,明细账未发生串记。
2.将应记人“应收账款”总账贷方的一笔业务15000元,却记人了“应收账款”总账的借方,明细账未发生串记。
3.将应记A“应收账款”某明细账借方的一笔业务15000元,却记人了“应收账款”某明细账的贷方,总账未发生串记。
4.将应记入“应付账款”某明细账贷方的一笔业务15000元,却记入了。.应收账款”某明细账的贷方,总账束发生串记。
上述前两种可能属于总账之间串记的问题,后两种可能属于两个总账下明细账之间串记问题。对于明细账之间串记的查证与调整,将在下一个问题中介绍。这里,我们只说明前两种可能问题的检查方法。
审查人员在发现上述两种总账与所属明细账余额不平衡的问题后,可以审阅该企业9月或9月以前的“应收账款”总账的借方记录和“应付账款”总账的贷方记录,查找有无15000元的金额记录内容。如有,则应调阅记录该笔业务的会计凭证,了解记账凭证中所确定的借方是否为“应付账款”账户,或所确定的贷方记录是否为“应收账款”账户,在据以记账时,却记串了账户。问题查证后,无论上述两种情况的哪一种,都应作出如下的账务调整:
借:应付账款15000
贷:应收账款15000
当然,如果一个企业的某一总账账户在一段特定时间内发生两笔或两笔以上的串记错误,甚至还同时发生其他类型的错弊(如重记、漏记、记反方向、数字错位、颠倒等),那么,总账余额与所属明细账余额总计不相等的差额,就不一定正好是串记账户的金额。这样,串记账户错误的线索发现与问题的查证,也就有了一定的复杂性。
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