签订的土地租赁合同，应该由发包方及时办理备案，并报告乡（镇）人民政府农村土地承包管理部门。乡（镇）人民政府农村土地承包管理部门应当对农村土地承包经营权流转合同及有关文件、文本、资料等进行归档并妥善保管。

《农村土地承包经营权流转管理办法》第二十五条发包方对承包方提出的转包、出租、互换或者其他方式流转承包土地的要求，应当及时办理备案，并报告乡（镇）人民政府农村土地承包管理部门。

一、集体土地行政审批条件

1、申请事项属本级政府权限范围；

2、申请资料齐全、符合法定形式；

3、符合土地利用总体规划的要求；

4、符合城市规划的要求；

5、符合国家产业政策；

6、符合土地供应年度计划的要求；

7、符合集体土地使用权协议租赁的相关规定。

二、集体土地审批备案申请材料

1、申请报告，原件1份；

2、申请人资格认定材料：

（1）申请人为企业的，提供营业执照、企业法定代表人证书、法定代表人身份证，申请者为有限责任公司的，提供工商登记注册审批表（注明企业股东名称及股份比例），复印件各1份；

（2）申请人为国家机关、事业单位的，提供组织机构代码证、机关事业单位法人登记证、法定代表人身份证明、法定代表人身份证，复印件各1份；

（3）申请人为个人的，提供个人身份证或户籍证明，复印件1份；

3、委托代理的，需提供授权委托书，原件1份；

4、委托代理人身份证，复印件1份；

5、有批准立项权的部门出具的立项批文或备案登记表，复印件7份；

涉及企业改革中采取集体土地使用权租赁方式处置原有划拨土地的，需提交土地使用权处置批准文件及《集体土地使用证》等其他有关文件，复印件7份；

6、建设用地规划许可证及审批单、规划定点红线图或规划蓝线图，复印件各7份；

7、规划行政主管部门审批的总平面图或规划设计条件的批准文件，整幅复印件7份；

8、权属面积审核成果材料（包括占地权属列表及现状权属示意图），原件1份、复印件6份，红线图草图1份（市国土局一楼信息中心或广西体育中心Ｃ区市政务服务中心国土资源信息中心03岗位受理）；

9、涉及农转用的，需提交农转用批复文件，复印件1份；

10、涉及征地拆迁的，需提交征地结算相关材料，原件1份；

11、经受理审查后需补正的其他材料。