违约金支出应计入营业外支出，最好再明细设一个“罚款”。企业支付的各种滞纳金、罚款和违约金等，其性质是企业正常营业活动以外发生的支出。因此在会计处理上应计入营业外支出。企业发生上述支出时，借记”营业外支出“科目，贷记”银行存款“等科目。

违约金应当“等分递减”

谷小姐与公司签订了3年期的劳动合同。履行合同期间，公司出资派遣谷小姐赴美国培训，双方为此签订了培训协议。约定：谷小姐培训回国后需为公司服务5年，若服务期未满离开公司，应赔偿上述所有的培训费用。谷小姐依照协议接受了培训并回国履行服务期。1年后，谷小姐跳槽离开了公司，公司在多次通知谷小姐回来履行培训协议无果的情况下，就以谷小姐旷工为由作出了辞退决定，随后，公司向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，要求谷小姐依照协议约定赔偿公司支付的所有培训费用。

公司认为：培训协议是劳动合同的组成部分，遵守合同约定履行规定义务是劳动法的规定，谷小姐接受培训后仅为公司服务一年就旷工离职，远未达到双方约定的服务年限，给公司造成相当损失。现公司根据双方的协议约定，要求谷小姐赔偿公司所有的培训费损失是合法合理的。

谷小姐认为：根据劳动法的有关规定，劳动者有接受职业技能培训的权利，自己接受公司的安排去参加培训，既体现了劳动法规定的权利，也体现了服从公司安排的义务；另外，自己培训后已为公司服务了1年，即使需要赔偿，也只能按比例赔偿培训费，至于其他发生的费用，不应包括在培训费中，不属赔偿范围。

《上海市劳动合同条例》规定：“劳动合同当事人可以对由用人单位出资招用、培训或者提供其他特殊待遇的劳动者的服务期作出约定”。本案中，谷小姐与公司签订的培训协议对培训和服务期作出了明确约定，这些约定是对劳动合同内容的一种补充，可视为劳动合同的组成部分。谷小姐在服务期内因擅自离职而被公司辞退，其行为违反了双方的服务期约定，属违约行为，应当承担一定的违约责任。根据双方的培训协议约定，谷小姐在服务期未满时离开公司，应承担赔偿公司培训费用的违约责任。

那么，谷小姐是否应当赔偿全部的培训费用？根据《上海市劳动合同条例》规定：“劳动合同当事人违反劳动合同的，应当承担相应的责任；给对方造成经济损失的，应当承担赔偿责任”。根据以上规定，违约应当承担的责任是与其违约情况相应的责任，谷小姐虽然违反服务期约定，但已履行一年，因此在确定赔偿费用时，应扣除已服务年限而应予递减的费用。当然，公司为谷小姐的培训支付了培训费、生活补贴费、交通费、保险费及服装费、行李费、出国机票费等各项与培训有关的费用，这些费用均属培训费范围，计算赔偿费用时可以同时列入计算范围。

因此，谷小姐在服务期内擅自离职，应承担相应的赔偿责任，但并非合同约定的所有培训费用，而是根据服务期递减原则确定的培训费用。

《中华人民共和国民法典》第五百八十五条

当事人可以约定一方违约时应当根据违约情况向对方支付一定数额的违约金，也可以约定因违约产生的损失赔偿额的计算方法。

约定的违约金低于造成的损失的，人民法院或者仲裁机构可以根据当事人的请求予以增加；约定的违约金过分高于造成的损失的，人民法院或者仲裁机构可以根据当事人的请求予以适当减少。

当事人就迟延履行约定违约金的，违约方支付违约金后，还应当履行债务。