一、职务侵占40万退赃缓刑可以适用么?

职务侵占40万退赃缓刑不可以适用，职务侵占罪属于刑事犯罪，如果职务侵占数额达到了40万的话，则属于数额巨大的情况，那么应该是在5年以上15年以下有期徒刑之间进行处罚，同时还能判处没收财产。

数额巨大的一般就不能缓刑，但也要结合具体案情来判断。但只要符合条件判处缓刑也不是完全没有可能的。

缓刑，是一个既熟悉又陌生的词。缓刑全称是刑法的暂缓执行，是指对触犯法律，经法定程序确认已构成犯罪、应受刑罚处罚的行为人，先行宣告定罪，暂不执行所判处的刑罚。

职务侵占罪是否能够适用缓刑，需要职务侵占罪的犯罪人、犯罪情节以及量刑情节都符合缓刑适用条件，同时，还不能是累犯或犯罪集团的首要分子。

所以，职务侵占罪可以缓刑，但只是可以适用缓刑，并不是一定能适用缓刑。

法律依据：

《中华人民共和国刑法》第七十二条

对于被判处拘役、三年以下有期徒刑的犯罪分子，同时符合下列条件的，可以宣告缓刑，对其中不满十八周岁的人、怀孕的妇女和已满七十五周岁的人，应当宣告缓刑：

(一)犯罪情节较轻;

(二)有悔罪表现;

(三)没有再犯罪的危险;

(四)宣告缓刑对所居住社区没有重大不良影响。

《中华人民共和国刑法》第二百七十一条

公司、企业或者其他单位的人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处五年以下有期徒刑或者拘役;数额巨大的，处五年以上有期徒刑，可以并处没收财产。

二、职务侵占需要什么证据才可以定罪?

(1)调取有关被害单位的企业注册登记资料和劳动合同,证实犯罪嫌疑人的职务、身份的证据材料,以确定犯罪主体。

(2)犯罪嫌疑人所占有的财物是否为利用职务上便利的证据材料。

(3)调取财物账目等有关犯罪对象和数额的证据,并由司法会计审计部门作出审计鉴定报告。

(4)根据犯罪嫌疑人的作案手段,收集相关的物证,如用来平帐的假发票,伪造、变造的有关帐目的凭证等。

(5)犯罪嫌疑人所侵占财物的去向的证据材料,如挥霍、还债等。

(6)追缴的赃款、赃物,根据需要进行拍照固定证据,并由估价部门对赃物作出估价鉴定。

(7)有必要的对提取的文字材料进行文字鉴定。

(8)询问案件涉及的参与人、知情人、关系人,获取案件有关事实和证据。

存在职务侵占这样的一种行为，那么是需要根据职务侵占罪的数额大小的判断。比如说职务侵占罪的数额已经达到45万元，这种情况之下将会对此判处5年以上的有期徒刑，所以不符合我们国家缓刑的适用条件，即使是存在积极的悔罪态度，也不能够进行缓刑。