一个有经验的承包商,在投标报价时就应考虑将来可能要发生索赔的问题,要仔细研究招标文件中的合同条款和规范,仔细查勘施工现场,探索可能索赔的机会,在报价时要考虑索赔的需要。在进行单价分析时,应列入生产效率,把工程成本与投入资源的效率结合起来。这样,在施工过程中论证索赔原因时,可引用效率降低来论证索赔的根据。在索赔谈判中,如果没有生产效率降低的资料,则很难说服监理工程师和业主,索赔无取胜可能。反而可能被认为,生产效率的降低是承包商施工组织不好,没达到投标时的效率,应采取措施提高效率,赶工期。要论证效率降低,承包商应做好施工记录,记录好每天使用的设备工时、材料和人工数量、完成的工程及施工中遇到的问题。

2、签商好合同协议

在商签合同过程中,承包商应对明显把重大风险转嫁给承包商的合同条件提出修改的要求,对其达成修改的协议以“谈判纪要”形式写出,作为该合同条件的有效组成部分。特别要对业主开脱责任的条款要注意。如:合同中不列索赔条款;拖期付款无时限,无利息;没有调价公式;业主认为对某部分工程不够满意,即有权决定扣减工程款;业主对不可预见的工程施工条件不承担责任等等。如果这些问题在签订合同协议时不谈判清楚,承包商就很难有索赔机会。

3、对口头变更指令要得到确认

监理工程师常常乐于口头指令变更,如果承包商不对监理工程师的口头指令予以书面确认,就进行变更工程的施工,以后,有的监理工程师矢口否认,拒绝承包商的索赔要求,使承包商有口难言。

4、及时发出"索赔通知书"

一般合同规定,索赔事件发生后的一定时间内,承包商必须发出“索赔通知书”,过期无效。

5、索赔事件论证要充足

承包合同通常规定,承包商在发出“索赔通知书”后,每隔一定时间(28天)应报送一次证据资料,在索赔事件结束后的28天内报送总结性的索赔计算及索赔论证,提交索赔报告。索赔报告一定要令人信服,经得起推敲。

索赔的成功很大程度上取决于承包商对索赔作出的解释和强有力的证据材料。因此,承包商在正式提出索赔报告前的资料准备工作是极为重要的,就要求承包商注意记录和积累保存以下资料,并可随时从中索取与索赔事件有关的证据资料。主要有关(1)施工日志、(2)来往文件、(3)气象资料、(4)备忘录、(5)会议记要、(6)工程照片、(7)工程声像资料、(8)工程进度计划、(9)工程核算资料、(10)工程图纸、(11)招投标文件。这些资料必须详细完整,只有具备高水平的文档管理信息系统,才能为索赔提供有利的证据。

6、索赔计算方法和款额要适当

索赔计算时采用“附加成本法”容易被对方接受,因为这种方法只计算索赔事件引起的计划外的附加开支,计价项目具体,使经济索赔能较快得解决。另外索赔计价不能过高,要价过高容易让对方发生反感,使索赔报告束之高阁,长期得不到解决。还有可能让业主准备周密的反索赔计划,以高额的反索赔对付高额的索赔,使索赔工作更加复杂化。

7、力争单项索赔避免一揽子索赔

单项索赔事项简单,容易解决,而且能及时得到支付。一揽子索赔,问题复杂、金额大、不易解决,往往工程结束后还得不到付款。

8、坚持采用“清理帐目法”

承包商往往只注意接受业主按对某项索赔的当月结算索赔款,而忽略了该项索赔款的余额部分。没有以文字的形式保留自己今后获得余额部分的权利,等于同意并承认了业主对该项索赔的付款,以后对余额在无权追索。因为在索赔支付过程中,承包商和监理工程师对确定新单价和工程量方面经常存在不同意见。按合同规定,工程师有决定单价的权利,如果承包商认为工程师的决定不合理,而坚持自己的要求时,可同意接受工程师决定的“临时单价”,或“临时价格”付款,先拿到一部分索赔款,对其余不足部分,则书面通知工程师和业主,作为索赔款的余额,保留自己的索赔权利,否则,将失去将来要求付款的权利。

9、力争友好解决,防止对立情绪

索赔争端是难免的,如果遇到争端不能理智协商讨论问题,使一些本来可以解决的问题悬而未决。承包商尤其要头脑冷静,防止对立情绪,力争友好解决索赔争端。

另外,索赔一般都在谈到桌上最终解决,索赔谈判是双方面对面的交易,是索赔能否取得成功的关键,一切索赔的计划和策略都是在谈判桌上得到体现和接受检验的。因此,在谈判之前要做好充分准备,对谈判可能出现的问题要做好分析,如怎样保持谈判的友好和谐气氛,估价对方在谈判过程中会提出什么问题,采取什么样的行动,我方应采取什么措施争取有利的时机等等。因为索赔谈判是承包商要求业主承认自己的索赔,承包商处于不利的地位,如果谈判一开始就气氛紧张,情绪对立,有可能导致业主拒绝谈判,使谈判旷日持久,这是最不利索赔问题解决的。谈判应从业主关心的议题入手,从业主感兴趣的问题开始谈,使谈判气氛保持友好和谐是很重要的。

其次,谈判过程中要讲事实、重证据,既要据理力争,坚持原则,又要适当让步,机动灵活。所谓索赔的“艺术”,往往在谈判桌上能够得到充分的体现,所以,选择和组织好精明强干,有丰富索赔知识的、有经验的谈判班子就显得极为重要。

总之,工程索赔是一门设及面广,融技术、经济、法律为一体的边缘学科,它不仅是一门科学,又是一门艺术。要想获得好的索赔成果,必须要有强有力的、稳定的索赔班子,正确的索赔战略和机动灵活的索赔技巧,这也是取得索赔成功的关键。现在,施工索赔是利用经济杠杆进行项目管理的有效手段,对承包商、业主和监理工程师来说、对处理索赔问题水平的高低,反映了他们对项目管理水平的高低。索赔随着建筑市场的建立和发展,将成为项目管理中越来越重要的问题。