近两年来,我们针对价格审计的特点,在合理的范围内降低物品采购价格,最大限度地节约开支,主要抓住以下几个关键环节。
一、建立价格审计制度是价格审计的前提。价格审计是一项内容复杂、工作量大、涉及部门多、专业性较强的工作。
价格审计制度的建立,首先有赖于各级领导的重视和支持,否则就难以真正实行。其次还应得到各部门的积极配合。此外,还要通过制定价格审计的相关规定,明确价格审计的范围、程序、方法,审计部门的职责、权限,其他相关部门的职责与责任等。
二、送达《物品采购价格送审表》是价格审计的始点。主管部门提出物品采购申请,报领导批准后,编制采购计划。采购责任人根据采购计划,通过市场调查,确定所购物品意向,填制《物品采购价格送审表》经部门领导签字后,送交审计部门实施审计。审计部门应对采购物品的审批手续是否齐全,经费来源及落实情况采购物品的名称、规格型号、数量、价格及选择的供货厂商是否合理等进行审计。
三、确定审计依据是价格审计的关键。审计部门针对报审的物品通过查询、测算等方法确定合理、公允的价位和相关费用水平作为审计的依据。
可询价物品的特点是供货厂商较多,同性能或可替代品较多。对此,审计部门可以通过市场询价的方法了解到不同供货厂商的报价,并通过比价后确定可以接受的价位,以此作为价格审计的依据。根据采购物品的不同情况可采用不同的询价方法。常用的有:分别询价、交叉询价、利用因特网询价、零星物品集中询价等方法来确定审计依据。
不可询价物品的特点是供货厂商较少,同性能或可替代品较少甚至没有,物品的加工制作需要通过特殊的工艺流程,使用的原料有时也有特殊要求,以满足特定的用途或需要。对此,审计部门难以直接通过市场询价获取物品的价格信息,而需要根据物品的特殊用材、特殊加工工艺和技术含量的高低来测算物品的价位,并以此作为审计的依据。常用的有:价格测算、定额核算、元素计算、现场观察等方法。此外还可以采用专家辅助法和提供佐证法来确定审计依据。
四、做出审计意见是价格审计的结果。审计部门将确定的审计依据与报审的物价(包括相关费用)进行比较权衡,对报价合理、公允的,同意按报审价格及相应的物品采购。对报价不合理的,审计部门将其所掌握的相关信息和询价、测算情况与主管部门、供货厂商三方进行协商,以确定合理的价位,并在此协定价之内进行采购。
五、对采购合同进行审计是价格审计的重要内容。对合同采购的物品,采购责任人应向审计部门送达购销合同意向文本(一般为供方加盖了印章,本单位尚未加盖印章的合同文本),提交审计部门实施审计。审计部门要对合同文件内容是否完整;语言表达是否清晰;合同条款是否合法;签订程序是否合规等相关内容进行审计,对物品质量、付款情况、结算方式、售后服务等条款提出审计意见。不经审计不得签订正式合同,不得支付预付款。
六、采用招标法是大宗物品价格审计的有效方法。大宗物品的特点是成交金额大,有单价大、数量少及单价小、批量多两类物品。
大宗物品由于成交金额大,供货厂商可减少交易费用,获取较多利润,因而能在交易中给予批量折扣。对此,不能采取一般的询价方法来确定审计依据,而应在询价的基础上再考虑批量折扣因素,最有效的方法是招标法。
在实施招标过程中,审计部门要对招标条件是否具备;招标文件内容是否完整,有关要求是否合规;招投标程序是否合法合规;招投标的管理工作是否规范;投标报价是否真实、准确等情况进行审计,以保证中标价不仅是参与投标人中最优的也是在事实上最为合理的。
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