1、要具有良好的证据意识。对于标的较大、周期较长、情况复杂的业务，最好当面签订书面合同。若实属客观不能，最好让对方盖章签订书面合同，再以快件方式送达接受方签署。

2、对情况紧急须以传真签订的合同，最好采取证据补强的措施。应留存能够证明传真件合同内容的其他证据，如相关的委托书、意向书、往来信函、电子邮件、电话录音等;应保留传真收发凭证并确保传真件上收发件人、收发时间、收发传真号码等信息清晰无误;最好要求对方在发出传真的最短时间内将传真件的原件寄交，以显示证据的同一性和完整性。传真件字迹及签章不得模糊不清。应建立传真收发登记制度，严禁客户随意在公司传真机上发送传真。

3、以传真方式签订合同，紧急情形消失后，当事人应及时就传真内容补签书面的确认书，或直接在原传真件上重新签名盖章，变传真件为真正的原件。

4、完整保留整个合同履行过程的证据，哪怕按照常理看来比较琐碎的票据。一旦发生纠纷，就会发现许多貌似不管用的单据有着相当的作用。在某一关键证据存在瑕疵的时候，可以通过这些辅证、旁证来加以补充，从而通过证据链推断出关键证据的证明力，从而有力的支持己方的主张。

因此，在紧急情况下可以依据传真件签订合同，但是签订方要保留诸如票据，邮件，信函，电话录音等辅助证据。在紧急情况解除以后，仍应该补充签订正式合同，方能保护双方的权益。

一、扫描合同有效吗？

1.传真件也属于合同书面形式的一种，但是与原件相比较，传真件性质的不同会影响其法律效力：由双方互相传真并直接就其所载内容进行修改或确认的传真件可视为原件，但仅以传输文本、图像为目的的传真件在性质上类似于复印件，属于效力待定的证据，不能单独作为认定案件事实的证据。2.从证据角度来说，扫描件是图片，作为复印件的形式存在，从技术上可以被篡改，因此单单扫描件的证明效力是很低的，除非对方对扫描件认可，否则需要提供其它相关证据进行佐证，形成证据链条，扫描件才能作为定案证据，从而具有较高证明效力。