1、首先会前要按公司章程的要求《通知》董事会成员关于会议的时间、地点和有关事项，一般要提前10天通知。通知可以详细（股份公司）也可以简单（有限责任公司），这要视公司形式或董事会成员结构而定，如公司领导班子是全部董事会成员，则无需太正式，口头通知一下就行了。详细则要附上会议材料和背景材料，即需要决策事项的原因、必要性和对公司生产经营等影响；简单则可只表明会议的时间、地点，甚至连事项都可以不说。

2、其次到会签到。这要准备签到薄，包括列席人员如监事会成员，其他经理的名单等。参加会议入会场前在签到薄上签字。这时如何通知时没有递交会议资料，在这时可以把会议议程、会议资料包括决议草案交给董事以及列席人员。

3、再次会议开始。先要董事会秘书或董事长（主持人）对会议有效性进行声明，即参加人员符合公司法公司章程要求等等，之后进入正题，对有关事项讨论表决。这里就涉及到委托事项了，按《公司法》要求，董事不能参加董事会，只能委托其他董事代为参加，不能是董事会成员以外的人代替。

4、再再次是对所议事项形成决议。决议可以是结论性的，即通过或不通过某事项，之后董事在决议上签字；受托人代为签字。这时，受托人应签委托人的名，并在后面注明XX代签等字样。委托事项在决议中应有所描述；同时，委托过程中一是要有书面委托书，二是签到时要代替委托人签到，三是要代替委托人在决议上签字。

5、最后董秘或董事长宣布决议通过情况（也可略）并宣布会议结束。

一、董事会成员一定是股东吗

答案是否定的。公司的董事会由三人以上的董事组成，下列人员人员可以做公司的董事：股东、职工（两个以上国有企业投资成立的公司应当有职工董事）或者非股东组成。只要是公司的股东会选举产生的就可以做董事。

二、董事会的形成

作为公司董事会，其形成有资格上、数量上和工作安排上的具体要求，也有其具体职责范围：

1、从资格上讲，董事会的各位成员必须是董事。董事是股东在股东大会上选举产生的。所有董事组成一个集体领导班子成为董事会。

法定的董事资格如下：首先，董事可以是自然人，也可以是法人。如果法人充当公司董事，就必须指定一名有行为能力的自然人作为其代理人。

其次，特种职业和丧失行为能力的人不能作为董事。特种职业如国家公务员、公证人、律师和军人等。第三，董事可以是股东，也可以不是股东。

2、从人员数量上说，董事的人数不得少于法定最低限额，因为人数太少，不利于集思广益和充分集中股东意见。

但人数也不宜过多，以避免机构臃肿，降低办事效率。因此公司或在最低限额以上，根据业务需要和公司章程确定董事的人数。

由于董事会是会议机构，董事会最终人数一般是奇数。

3、从人员分工上，董事会一般设有董事长、副董事长、常务董事。人数较多的公司还可设立常务董事会。董事长和副董事长，由董事会成员过半数互相选举产生，罢免的程序也相同。

4、在董事会中，董事长具在最大权限。是董事会的主席。