博纳德高校后勤研究杨沅潼

提纲：

一、后勤信息化的重要意义

二、建立后勤信息化平台的步骤与方法

三、后勤信息化与ISO9001的关系

四、信息化管理不是高不可攀的

目前，我们高校后勤在管理手段上还比较落后,随着环境的不断变化，使得高校后勤这个大市场不断被外界竞争机制渗透，这就要求我们后勤人要有忧患意识。在成本核算上由原来的不计成本和粗放式管理到开始计算成本，开始算细帐；由不讲效率到现在必须讲效益实现观念上的实质转变。

所谓后勤信息化管理就是要将分散的、孤立的信息汇总处理形成封闭式信息管理链，完成从事件发生、运行处理过程、监督、反馈最终结果到改进措施与修正办法的过程管理。将在后勤集团形成一个数据中心，处理分析统计各个中心职能部门的管理数据，运行数据，资金使用情况、收益情况、资产情况，人员情况、绩效考核情况以及提供模糊查询等功能和信息。通过系统分析得到所需的各类报表、图表曲线和其他重要数据，使信息得到充分利用和共享。举例说明，比如各中心基本都有自己的库房，但在需要购买用品或设备时因信息的闭塞，其他中心库房里有的资源，本中心不知道，导致资源的严重浪费，重复购买。再比如，采购环节，我们建立了不同商品供应商信息库，被确认合格的供应商能够提供产品的最低价格和种类是共享资源，集团内谁都可以看到，那么，无论是谁来购买都会有参考依据。这只是利用信息化管理的两个具体的例子。我们的目的就是要达到降低整体采购成本，有效规避运营风险，使资源得到重组，创造效益最大化，使后勤管理成为统一体。即从管理中要效益。另外，信息平台体系将不受地域限制，在不同校区、不同部门间建立起高效信息互动。

后勤信息化管理首先就是要搭建一个集团与下属各个中心职能部门的沟通管道，说白了就是针对我们后勤的办公管理系统，让我们的下属单位在第一时间上传、审批、汇报相关的日常办公文件，以提高整体管理效率。第二步是搭建各个中心职能部门的业务管理系统。做到规范每个岗位的责、权、利管理，不再以人制，而是通过制度科学的管理，加之岗位考核和绩效评估制度。使每个中心每个岗位职责清晰，目标明确。第三步是要整合已有的后勤正在使用成熟的系统，如一卡通数据，水电记费数据，门禁和视频监控等系统，纳入到后勤整体信息平台中来，使我们的管理者无论身在何处都可以遥控指导，并在第一时间得到集团各种运行数据。决策的正确性，依赖于数据的准确性和信息的及时性。我们就是要通过科学有效的管理提高我们的服务意识和管理水平，使后勤的服务质量得到根本的改善，从而走上良性的运转轨道。依靠信息化管理也是大事所趋。

我们后勤很多学校都已经作过ISO9001认证，但认证后贯彻落实情况，普遍没有达到预期的效果，原因在哪。经过研究分析，归纳起来有三点：首先，是增加了基层工作量。认证后的具体操作层面流程手续繁琐了，工作量有增无减；其次，是汇总统计工作仍无法实现自动，还停留在纸面和手工汇总上；另外，就是管理的闭环回路没有形成，对一件事的发生、发展、结果、考核到监督和修正没有形成封闭式的回到起点的有效管理。那么，这些问题又如何得以解决呢？通过大量的实践证明，最终的解决办法就是利用信息化管理的手段加以落实和贯彻。

后勤信息化不是孤立的，信息技术只有与先进的管理理念和规范的管理制度相结合，才能取得预期的效果。一方面，我们要用科学的管理理念指导后勤的信息化建设；另一方面，要利用信息技术实现管理运行的简单化，以提升管理水平，提高管理效率。两方面相辅相成，互为依托。如果不进行信息化建设，管理就无法实现跨越式发展，而信息系统不体现先进的管理思想，系统建设就失去了方向。在日趋激烈的市场竞争中，高校后勤适应市场需求和市场竞争而进行的管理创新，越来越离不开信息化的支撑。同时，代表当代最先进的管理思想和管理理念的信息化管理，不仅促进了后勤的管理变革，同时也成为后勤服务实体核心竞争力的重要内容。ISO90001质量管理体系体现了这种管理思想、管理标准。获得ISO9001认证不是目的，我们真正的目的是要通过认证，更好的学习和使用其管理方法并真正贯彻落实在每一个岗位上。所以，落实是关键。但如果在实际使用过程中操作的过于复杂甚至于是繁琐，那对我们的推广和落实也是一个阻碍。通过大量学校的认证经历和经验总结，我们找到了一个即可以很好贯彻又可以简化操作的办法，那就是利用信息化管理体系来帮助我们完成繁琐的工作，如对历史数据的查找，大量数据的汇总分析，成本和收益的核算等等，全部由计算机自动完成。即通过网络化管理实现了认证后的落实工作。使我们后勤的管理和操作变成轻松愉快的事情。

信息化平台的建设不是高不可攀的，离我们很近，它就在我们身边。首先从硬件环境上说，系统平台可以依托我们校园网络环境和现有计算机设备，在硬件投入上基本没有，只是需要一台专用服务器，因为要建立数据中心。机器不够的部分我们可以从学校其他部门置换下来的设备中得到支持，系统对计算机的性能要求并不高吗，现在一般的机器都可以胜任。再从软环境说，平台搭建的第一步是使我们各个中心的主要负责人和一两个操作人员能够使用起来开始，先修主管道吗，然后，以管理较成熟规范的中心开始，如餐饮或学宿或物业一个一个逐步上系统管理，见到了成效后再往下走就势如破竹了。