加强货物的签收管理

有效的货物签收单可以表明供方是否履行了买卖合同的主要义务——交付货物，它是发生纠纷时主张债权的重要凭据。有效的签收单上应注明货物的规格、型号、品名、单价、数量、金额、送货日期、送货人、收货单位，最重要的是要有收货人的签名及收货单位的盖章。该收货人应当是合同上约定的或者是能提供授权委托书的收货人，否则一些人员变动频繁的企业会辩称签收单上的人不是其职员而不承认收到货。如果送货时合同上约定的收货人不在，应先电话联系收货人确定临时收货人，由其签收后，事后应及时让合同约定的收货人再补签收货单。

及时对帐，要求欠款方出具欠款确认书或还款计划书

对于交易频繁的长期客户，或供货期较长的交易，供方应定期或及时与对方对帐，以免整个交易结束或合作结束后再来对帐，一是较为复杂，二是可能因人员的变动而无法对清。如果买方表示因资金困难而无法按约支付货款的，供方可与其签订还款协议。签订还款协议时应注意：

(1)在协议中应当写明对方承认的欠款数额、还款的具体时间;

(2)要尽量回避双方还有争议的其他事项;

(3)要约定如果首次还款期满仍不依约还款，则视为全部货款到期;

(4)最好约定如果对方不依约付款，则由我方所在地法院管辖;

(5)如果能找到信誉较好的第三方企业为买方担保，则可提高该货款回收的可能性;

(6)协议应加盖欠款单位的公章。

接收支票时应注意的事项

一定要对支票进行审查。支票付款的情况下，有可能是购货方用别的单位的支票支付货款。实践中，只要支票是真实有效的，一般都可以接受。接收支票时应重点审查以下内容，避免银行退票带来的麻烦和损失：

(1)收款人的名称是否正确;

(2)书写是否清楚，字迹是否潦草;

(3)大小写的金额是否一致;

(4)大写数字是否正确。(请问：“参”和“叁”，哪一个是数字“3”的正确的汉字大写?一般的银行对于这两个字不会特别注意，但是实践中有过因该字书写错误而遭退票的案例，应尽量避免这种错误);

(5)印鉴(包括公章和法定代表人的印章)是否清晰;

(6)如果是经过背书的支票，应审查背书是否连续;

(7)支票有无伪造变造的痕迹。

出具收据时的注意事项

经营过程中如果对方要求先出发票并挂帐，应当让对方出具收条，并且一定要在收条中注明“以上款项未付”，或者在发票背后加注一行说明：“请付款方在收到本发票××日内将本发票记载金额之款项划至××账号。”这样做，一方面可以打消付款方利用发票做文章的可能性，另一方面也使该张收条同时具有了欠款确认书的作用。对于其他的收据也应尽量把有利的相关信息都包含进去。

收款时应保证收货人与付款人一致，以免因不当得利被要求返还

接收支票时应审查支票上的付款人与合同上约定的需方的名称是否一致(除非合同中约定的收货人与付款人不同)，如果不一致，则应要求付款方出具书面说明表示该款项是代需方支付的款项，这样才能保证交易过程的对应和联系，才能表明收款方有合法的权利收取该款项，否则可能引发纠纷，被付款人以“不当得利”为由索回，而届时再向收货人索取货款时，很有可能收货人已不知所踪。