（一）买卖双方要订立的正式书面合同。

具备依照《民法典》订立并签约生效的技术合同，并在履行期内进行申报登记，有效期已过的合同将不予受理。技术合同必须真实、有效，使用虚假合同骗取国家优惠政策者将受到依法查处。

（二）由卖方（技术输出方）进行申报登记。

根据科技部规定，由卖方（技术输出方）在其依法注册地区（省、自治区、直辖市）任选一个登记机构进行申报，每项合同只能登记一次，不能在一处或多个登记机构重复申报登记。

（三）申报登记时需要提交以下资料：

（1）卖方主体证明材料：法人证书或本人身份证。会员单位不需提供此证明。

（2）合同文本（正本及全部附件）至少一式二份（登记机构需留存一份），字迹清楚、签字盖章完整有效（复印件黑章、签字无效），涉外合同需有与原件一致、有效的中文文本。登记时需用科技部编制的示范合同文本（文本可在登记机构购买或从网站下载），买卖双方签约时未采用此文本的，可由卖方按照原合同内容填写并签字盖章。

（3）提供财务预算清单、核定技术性收入核公章和财务章。

《技术合同认定登记管理办法》有关规定

第九条当事人申请技术合同认定登记，应当向技术合同登记机构提交完整的书面合同文本和相关附件。合同文本可以采用由科学技术部监制的技术合同示范文本；采用其他书面合同文本的，应当符合有关规定。

采用口头形式订立技术合同的，技术合同登记机构不予受理。

第十条技术合同登记机构应当对当事人提交申请认定登记的合同文本及相关附件进行审查，认为合同内容不完整或者有关附件不齐全的，应当以书面形式要求当事人在规定的时间内补正。

第十一条申请认定登记的合同应当根据规定，使用技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务等规范名称，完整准确地表达合同内容。使用其他名称或者所表述内容在认定合同性质上引起混乱的，技术合同登记机构应当退回当事人补正。

第十二条技术合同的认定登记，以当事人提交的合同文本和有关材料为依据，以国家有关法律、法规和政策为准绳。当事人应当在合同中明确相互权利与义务关系，如实反映技术交易的实际情况。当事人在合同文本中作虚假表示，骗取技术合同登记证明的，应当对其后果承担责任。

第十三条技术合同登记机构对当事人所提交的合同文本和有关材料进行审查和认定。其主要事项是：

（一）是否属于技术合同；

（二）分类登记；

（三）核定技术性收入。

第十四条技术合同登记机构应当自受理认定登记申请之日起30日内完成认定登记事项。

技术合同登记机构对认定符合登记条件的合同，应当分类登记和存档，向当事人发给技术合同登记证明，并载明经核定的技术性收入额。对认定为非技术合同或者不符合登记条件的合同，应当不予登记，并在合同文本上注明未予登记字样，退还当事人。

对于技术合同备案的具体情况，是需要严格基于上述法律中规定的程序和要求来进行办理，特别是不同的技术授权和使用情况，是需要严格基于上述法律来提交相关材料的，如果对相关情况的处理不清楚的，可以咨询律师来进行界定。