传真机使用与企业商业秘密保护

1、企业高级管理人配备专用传真机。因为，高级管理人员一般会有单独办公房间，而其他不相关人员不能随意进入其房间，这样，对方在传真时，企业高级管理人员就可以直接收到传真，不需要经过其他中间环节。有时，高级管理人员会让秘书收发传真，但是，对于企业核心商业秘密的文件，企业高级人员直接收发可能会更妥，减少信息传播的不必要环节。

2、等候收发传真。许多公司职员直接将传真内容传给对方，也不事先通知对方，事后也不确认。即使自己公司的高级管理人员配备了专用传真机，但是，对方很可能是将传真机放在企业公用部位的，如果未经通知直接发传真，那么，该传真件内容很有可能会被对方公司不相关的人员知悉。因此，对于载有企业秘密信息的传真件，应与对方负责人事先联系，然后再确认是否发送!

3、安排行政人员收取传真。若企业采用将传真机集中置于公共地方的，为防止传真件内容被来往经过的其他不相关人员知悉或其他来收发传真的人员知悉，企业应将传真机放置于近靠行政人员的地方，并要求行政人员如有传真件传过来，应立即收取好传真并交给传真件收件人，这样可以最大限度地减少传真件中间不必要环节。

4、传真时不可离开。有时传真人员因工作很忙，看到传真页数很多而传真速度又很慢，所以，在启动传真后就直接去忙自己的工作了，估计差不多快传完了再过来;有的人在下班时启动传真，因不愿在传真机旁等候传真完毕就下班了，第二天上班时把传真件拿走。这样都是极易导致泄密，而且此时很难知道泄密事实的发生经过。因此，即使传真件内容比较多，传真人员也不可中途离开，以免发生泄密事件。

5、对于企业重要秘密文件可以采用亲手交付。通过传真件传真载有企业秘密的文件，但仍有泄密的可能，如今科技已高度发达，传真过程中也有可能其传真内容被第三方恶意窃取，因此，企业对一些重要文件，不通过传真形式，而采用亲手交付，可以更好地确保企业秘密信息的万无一失。

电脑使用与企业商业秘密保护

1、设置电脑进入密码。无论是台式电脑还是手提电脑，许多员工包括管理人员，经常在下班后或外出时，将电脑放在公司里，这样，若有不正当想法的员工或其他人，就有可能偷偷打开电脑，查看、拷贝电脑里的商业秘密。因此，存储商业秘密的电脑不设置进入密码会让窃密分子如入无人之境。所以，为了避免他人擅自使用自己电脑而造成泄密，因此，建议企业对所有电脑特别是掌握企业商业秘密的人员的电脑设置密码，这样，其他人即使启动了该电脑，也无法正常进入。还有一种情形企业也应注意，即有的人会暂时离开自己的电脑，有的人会因一时疏忽而忘了关电脑，即使设置了开启密码，他人仍可在这一时间段内进入该电脑。

为了防止这一情况，应设置定时锁定电脑程序，即电脑处于不使用状态经过一定时间，电脑会自动闭屏，若要再次使用，电脑会自动要求输入密码，这样，即使暂时离开电脑或因其他原因而未关电脑，电脑在经过一定时间后将处于闭锁状态，他人无法进入该电脑，这样，可以避免窃密者利用这一时间窃取商业秘密。

2、设置文件进入密码。为了防止企业秘密电子文件被不相关人擅自打开或被窃取等，可以设置文件密码。其作用是凡是要打开此文件，必须输入密码，这样，即使该文件被他人窃取或在传输过程中被不相关人获取等，也不能知悉该文件中的商业秘密内容。

3、设置文件禁止复制。当企业的商业秘密文件存储电脑中不希望被他人复制时，可以设置禁止复制。这种做法，特别适用于企业高级管理人员及企业存储的重要商业秘密。有些商业秘密内容多且很详尽，单凭头脑是无法记忆的，因此，即使有人在很短时间里草草看了一下，也不能记住全部内容。如果设置了禁止复制，那么，该文件里的商业秘密就不容易被泄露。企业对哪些文件设置禁止复制应有所选择，不宜任意扩大禁止复制的文件范围。

4、拆除软盘、USB接口及光盘刻录等。现在，商业秘密泄密的重要途径就是用U盘等直接从电脑中拷贝出来带出公司，并且不易被发觉。因此，企业应根据内部工作需要，对凡是不需要上述外接设备的工作人员的电脑，将有关接口予以拆除，防止有人通过上述方法窃取商业秘密。

5、电脑内容清除。企业经常会有人员流动，比如工作调动，从一部门到另一部门，也可能是员工离职而聘用新员工，因此，单位经常会将以前使用过的电脑安排给员工使用，这可能会泄露商业秘密。因为在使用过的电脑里可能有大量的客户来往信息等商业秘密，如果不予以全部清除，那么后面的员工一般都会带着好奇的心理仔细查看该电脑里的所有文件，这样，商业秘密会增加被泄密的风险。因此，凡是给员工安排工作电脑的，只要不是新电脑，务必要让企业内懂电脑的工作人员清除该电脑中前员工遗留的所有不必要的信息。

6、设置内部网络应避免包含商业秘密信息。许多企业都设置了内部网络，员工可以便利地获得企业固定格式的材料、经验等，但是，许多企业将公司的客户详细信息等也放在内部网络上，而且也有其他掌握商业秘密的人员为了避免其工作电脑出现意外而将商业秘密信息在内部网络的个人文档中存储，这是很危险的。这样，其他员工很容易通过内部网络获得企业的商业秘密，所以，企业应做到，涉及企业商业秘密的不要放在内部网络上，同时也应教育员工不要将包含商业秘密的文件存储在内网上

7、安装电脑操作历史记录程序。安装这一程序的作用是可以保留该电脑中所有的操作的历史记录。如果该电脑中的商业秘密文件被窃取或被他人查看等，就可能通过该历史记录来反映何时被窃取或窃看等信息，这样有助于发现商业秘密泄密事实与查出事实真像，并且还可以作为证据使用。

但是企业请注意，保护商业秘密不容置疑，但是在进行相关操作时要考虑到员工或其他人的隐私，尤其是电脑方面，最好先和员工或者其他人进行了顺利沟通之后再实施这些措施!