办理商标许可合同备案可以委托商标代理机构办理，也可以由许可人直接向商标提出申请。办理商标许可合同备案，需要准备《许可使用合同》；许可双方身份证明文件(营业执照副本复印件或个人身份证复印件)；商标注册证书复印件；《商标许可使用合同申请书》。

一、办理步骤

(一)委托商标代理机构办理商标使用许可合同备案的，申请人可以自愿选择任何一家国家认可的商标代理机构办理。所有在商标局备案的商标代理机构都公布在“代理机构”一栏中。

(二)申请人直接到商标注册大厅办理商标注册申请的，申请人可以按照以下步骤办理：准备申请书件→在商标注册大厅受理窗口提交申请书件→在打码窗口打收文条形码→在交费窗口缴纳备案规费→收取商标使用许可合同备案通知书

二、申请书件的准备

(一)应提交的申请书件

1、一件注册商标许可一个被许可人使用，应提交一份商标使用许可合同备案申请书。

2、申请人为自然人的，应当提交能够证明其身份的有效证件的复印件(如身份证等)。

3、商标使用许可合同副本，或经过公证的商标使用许可合同复印件。

4、合同文字使用外文的应当同时附送相应的中文译本。

5、委托商标代理机构办理的，还应提交商标代理委托书。

(二)具体要求

1、所有书件应当字迹工整、清晰，备案申请书应当用打字机打印。

2、许可合同双方当事人必须在合同上加盖各自的印章，无印章的应当由法定代表人签名。

3、申请书的填写应符合以下要求：

(1)申请书上的许可人名称、注册证号、商品或者服务名称应与《商标注册证》上的注册人名义、注册证号、商品或者服务名称完全相同。

(2)许可使用的商品不得超出《商标注册证》核定使用的商品范围。

(3)许可使用的期限不得超过《商标注册证》上的有效期限。

(三)商标使用许可合同必须具备以下条款：

(1)许可使用的商标名称及其注册证号码。

(2)许可使用的商品及服务范围。

(3)许可使用的期限。

(4)被许可人使用的注册商标标识的提供方式。

(5)许可人对被许可人使用其注册商标的商品质量进行监督的条款。

(6)被许可人在其使用许可商标的商品上标明被许可人的名称和商品产地的条款。