一、合同管理制度有哪些
(一)合同归档管理制度
新签订的合同材料必须及时归档,程序是:
1、对合同的所有条款及材料进行认真仔细审查,看其是否符合归档的要求
2、按照材料的属性,内容,确定其具体归档位置
3、在目录上登记合同材料名称及相关内容,以备查档时用之
(二)检查核对制度
检查核对是保证合同准确无误,完整安全的重要手段。检查的内容包括对合同材料本身进行检查,查看有无毒烂、虫蛀等,也包括对合同保管的环境进行检查,查看库房、门窗是否完善,档案柜的保险状况,柜内有无其他存放错误等。
(三)统计制度
合同统计内容主要有以下几项:
1、合同数量
2、合同材料的收集补充情况
3、合同整理情况
4、合同保管情况
5、合同利用情况
6、库房管理设备情况
7、合同管理工作人员执行情况。
(四)保卫保密制度
1、合同管理制度指定专人负责,保证原始合同完整无损
2、应有齐备的存档设备
3、库房备有防火、防潮器材,并确保档案柜整洁,不存放无关的物品。
(五)合同销毁制度
1、任何部门或个人未经允许无权随意销毁合同材料
2、按规定需要销毁时,必须经总经理批准方可销毁
3、经批准销毁的合同材料,档案人员填写和编制销毁清单,并由专人监督销毁
二、合同管理办法
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。
3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。
4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件:防火,防潮。
7、合同文档必须专人负责。
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