首先,总账会计、明细账会计和出纳有各自的分工。总账会计负责企业经济业务的总账核算,为企业经济管理和经营决策提供全面的会计数据;明细账会计负责企业的明细账,为企业经济管理和经营决策提供详细的会计资料;出纳负责企业票据、货币资金、证券的收付、保管和核算,为企业经济管理和经营决策提供各种财务信息。一般来说,要管好钱和帐。出纳不负责审计和保管会计档案,不负责收入、费用、债权、债务的登记。总账、明细账不得管理财物。二是二者密切相关,既相互依存又相互包容。
出纳会计、明细分类账会计和总账会计之间有很强的依赖性。其记账基础相同,分别为会计原始凭证和会计记账凭证。这些会计凭证必须在出纳、明细账、总账之间按一定顺序传递,相互利用对方的会计数据,共同完成会计任务,这是不可缺少的。同时,它们又相互制约和控制。出纳现金及银行存款日记账相当于总账核算的总账、总账及其明细账、明细账中的证券账户和出纳账户中相应的证券账户。这样,出纳会计、明细账会计、总账会计之间的关系是相互牵制和控制的,必须相互制约和保持一致。
第三,出纳会计和明细账会计的区别只是相对的,出纳会计也是一种特殊的明细账会计。
要求按现金、银行存款设置日记账,按不同存款人账户设置银行存款,逐级明细核算。“现金日记帐”的余额应每天结算并与存货核对。“银行存款日记账”的余额也应在一个月内进行多次结算,并与开户银行核对。月底必须按规定销户。在这个月内,我们需要多次发布报告,报告会计结果,并与现金和银行存款总账核对。
第四,出纳工作既是会计工作,又是实物管理工作。出纳的工作主要是核算现金、银行存款和各种有价证券的收支和余额,以及现金、有价证券的保管和银行存款账户的管理。现金和有价证券存放在出纳的保险箱里;银行存款由出纳结算。既要办理出纳账户,又要管理现金、证券等实物,以及银行存款收付业务。在这方面,它与其他会计工作有很大的不同。除出纳外,其他会计人员不分钱物,负责记账。
出纳的分工不违反“货币账户管理”的原则。由于出纳账户是一个专门的明细账户,总账会计还应建立相应的“现金”、“银行存款”、“长期投资”、“短期投资”等总账,控制出纳保管和核算的现金、银行存款和有价证券的总额。其中,证券除出纳核算外,还应有其他形式的明细分类核算。第五,出纳直接参与经济活动的过程。商品的购销必须经过两个过程:商品的转让和货款的结算。其中,货款的结算,即货款的收付必须通过出纳的工作来完成;往来资金的收付、各种有价证券的操作以及其他金融业务的办理都离不开出纳人员的参与。这也是出纳工作的一个突出特点。其他金融工作一般不直接参与经济活动的过程,而只是对经济活动进行反映和监督。
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