错账,往往是记账和结算账户时发生的错误,如漏记账、记重账、记反账、记账串户、记错金额等等。为了迅速地更正错账,首先必须采用比较合理的方法和技巧查找错账。
1、顺查法,也称正查法,是按照账务处理的顺序,从原始凭证起,到记账凭证,再到账簿和会计报表全过程进行查找的一种方法,能够发现重记、漏记、错记科目、错记金额等。其优点是查找范围全面,不易遗漏;缺点是查找的工作量大,需要的时间比较长。
2、逆查法,也称反查法,是按照账务处理顺序的倒顺序,从会计报表起,到账簿,再到记账凭证和原始凭证的过程进行查找的一种方法。其优、缺点与顺查法相同。
3、抽查法,也称局部查找法,是对整个账簿记录抽取其中某部分进行局部检查的一种方法。可以根据差错发生的位数有针对性地查找:如果差错是角、分,只要查找元以下尾数即可;如果差错是整数的千位、万位,只需查找千位、万位数即可。运用该种方法,查找的范围小,可以节省时间,减少工作量。
4、偶合法,是根据账簿记录差错中经常遇见的规律,推测与差错有关的记录而进行查找的一类技术方法,适用于漏记、重记、错记的查找。具体方法有:
(1)差数核对法,是按照总账借、贷双方不平衡的差数和总账与其所属明细账不平衡的差数,来查找漏记或重记的一种方法。主要应用于漏记借方金额或贷方金额的情况。
(2)二除法,是根据错账差错数额除以2能整除的商数,有目标地去查找差错数字,来查找记反账错误的一种方法。主要应用于将某个借方金额登记到贷方,或将某个贷方金额登记到借方的情况。
(3)九除法,是根据错账差错数除以9能整除的商数,来查找记账时数字顺序错位或相邻数字颠倒错误的一种方法。主要应用于以下三种情况:
(1)将数字写小
举例:将600写成60,错误数字小于正确数字9倍。查找的方法是:以差数除以9后得出的商即为写错的数字,商乘以10即为正确的数字。上例差数540(即600—60)除以9,商60即为错数,扩大10倍后即可得出正确的数字600。
(2)将数字写大
举例:将300写成3000,错误数字大于正确数字9倍。查找的方法是:以差数除以9后得出的商为正确的数字,商乘以10后所得的积为错误的数字。上例差数2700(即3000—300)除以9,所得的商300为正确数字,300乘以10(即3000)为错误数字。
(3)邻数颠倒
举例:如果记账时,出现将相邻的两位数或三位数的数字顺序颠倒的错误,如将89写成98,36写成63等。其差数最小为1,最大为8(9—1)。查找的方法是:将差数除以9,得出的商连续加11,直到找出颠倒的数字为止。如89与98的差数为9,除9得1,连加11为12、23、34、45、56、67、78、89,如有89数字的业务,即有可能是颠倒的数字。
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