公证员在股东大会公证中的角色定位

公证员一般是应公司董事会的申请参加股东大会的。但由于公证机构的特殊地位以及公证书的特殊法律效力，公证员不仅可以取得公司、董事的信任，同时也能够赢得股东的信赖。

公证机构是代表国家行使证明权的特殊的权利维护组织1.一般来讲，国家保护民事主体的权益主要通过两种途径，一是诉讼，一是非诉讼。公证是非诉讼方式中一种重要的保护民事权益的途径。它在民事主体的权益尚未受到损害时，通过证明等方法预防权益损害及纠纷的发生。事实上，公证机构为法律行为、有法律意义的事实、文书的真实性、合法性提供证明的过程就是对民事活动的真实性、合法性予以审查监督的过程。简言之，公证活动的宗旨在于保障民事主体切实行使应当享有的权利，并以法律规定的方式、程序确认这种权利。正因为公证机构特殊的法律地位，公证机构出具的公证书相应具有了特殊的法律效力。

基于上述原因，公证机构和公证员在其提供证明等法律服务的活动中当然地拥有一种超然中立的法律地位。这在股东大会公证中也不例外。公证员在股东大会公证中秉承其独立性及中立性原则，以现行有效的法律、法规为依据，平等地对待和保障公司、董事和股东的权益，从而保障法律得以实施、社会公正得以实现。公证员同时对事实负责，即公证员出具公证书的基础是客观存在或发生的事实，而不仅是当事人的陈述或解释。中立、客观的角色定位决定了公证员在股东大会中的作用。公证员通过会前审查，现场监督股东大会的全过程，对股东大会到会人数、参会股东持有的股份数额、授权委托书、每一表决事项的表决结果、会议记录、会议程序等事项进行审查监督，从而确认其合法有效性。一方面，公证员的事先审查和现场监督可以保证股东大会按照董事会预先制定的会议议程进行，保障董事和公司的利益。因为公证书向股东及社会公众进一步证明了股东大会及其决议的合法性、有效性，而这正是董事和公司所需要和期望的。另一方面，按既定的议程进行表明股东大会可以按照股东预先被告知的方式召开，保障了股东的“知情权”，同时合法的股东大会程序及有效的表决决议亦是股东权利实现的基础。股东在股东大会中最重要的权利就是投票表决权。程序合法、内容合法的股东大会为股东投票表决权的行使提供客观的外部条件，股东自身身份或委托代理人身份的合法有效为其投票表决权的行使提供内部保障。此二者均可通过公证员的介入和审查得以实现。

股东大会公证之程序

（一）公证员介入股东大会的时间

笔者认为公证员介入股东大会的最佳时间是股东大会的准备期间。若公司董事会决定在召开股东大会时聘请公证员参加，董事会即应在发布召开股东大会通知后，股东登记确认股权之前申请公证。这样公证员可以拥有相对充分的时间审查有关材料。

公证机构在受理申请后，首先要审查股东大会的召开是否具有合法性。股东大会分为年度股东大会和临时股东大会。年度股东大会每年1次，应于上一个会计年度结束后的6个月内举行。临时股东大会可由董事会决定召开或由单独或者合并持有公司有表决权数10%以上的股东或监事会提议召开，当出现特殊情形时，公司必须召开临时股东大会2.公司召开股东大会，董事会应当在会议召开30日以前以公告的方式通知各股东。公证员要审查董事会是否按照《公司法》和证监会的有关规定发布公告，公告内容是否完备3.根据公告的股权登记日，公证员现场监督，审查前来登记股权的人是否具有合法有效的股东身份、代理人是否具有相应的代理权4.从而为以后表决票的合法有效性奠定基础。之后，董事会对合法有效的股东和代理人发出正式的会议通知。股东和代理人凭会议通知领取表决票。上述事宜必须在董事会发出会议通知之前做好，因此，公证员最好在董事会发布召开股东大会通知后、股东登记确认股权之前介入到股东大会的准备工作中来。